Équipes distribuées : Comment et pourquoi les faire fonctionner

La pandémie actuelle n'a pas seulement accéléré l'essor du travail à distance et des équipes distantes, mais aussi des équipes entièrement distribuées. Dans l'impossibilité de se rendre au bureau, de nombreuses entreprises ont réalisé qu'elles fonctionnaient tout aussi bien - sinon mieux - avec une main-d'œuvre distribuée.

La gestion des équipes distribuées s'accompagne toutefois de son propre lot de défis. Dans cet article, nous aborderons à la fois les avantages des équipes géographiquement distribuées et la manière de prévenir et de surmonter ces défis.

Que sont les équipes distribuées ?

Les équipes distribuées sont composées de membres de l'équipe qui travaillent tous individuellement à partir de différents endroits. Il peut s'agir de leur domicile, d'un café ou d'un espace de travail en commun, mais pas d'un bureau partagé. Par définition, les équipes distribuées ne disposent pas d'un bureau partagé où elles peuvent se rendre.

Équipes à distance ou équipes distribuées : Y a-t-il une différence ? 

C'est sur ce point que les équipes distribuées diffèrent des équipes distantes. Alors que les membres d'une équipe distribuée travaillent tous loin les uns des autres et n'ont pas de bureaux communs où ils peuvent venir travailler ensemble, les équipes distantes sont composées de travailleurs qui travaillent loin des bureaux physiques de l'entreprise.

Une équipe de marketing distribuée peut être composée d'un responsable marketing travaillant depuis son domicile à Miami, d'un stratège en médias sociaux travaillant depuis un café à Chiang Mai, d'un rédacteur de contenu travaillant depuis son domicile à Lisbonne et d'un designer travaillant depuis un espace de co-working à Londres.

En tant qu'équipe à distance, le responsable du marketing pourrait superviser le projet depuis le siège de la société à Miami, tandis que les autres membres de l'équipe travailleraient à distance depuis Chiang Mai, Lisbonne et Londres.

Pourquoi les équipes distribuées sont les future of work 

1. Ils répondent à une demande accrue de flexibilité sur le lieu de travail

Lorsque les équipes distribuées permettent des horaires de travail flexibles - et c'est souvent le cas - les employés peuvent mieux adapter leur travail à leur vie privée. Une personne qui aime aller nager le matin mais qui n'a pas peur de travailler un peu plus tard peut le faire, tandis qu'un jeune papa peut commencer à travailler tôt pour pouvoir aller chercher ses enfants à l'école l'après-midi.

Dans les équipes distribuées, les membres de l'équipe peuvent travailler lorsqu'ils sont le plus productifs et consacrer du temps à leurs amis, leur famille et leurs loisirs lorsqu'ils ne le sont pas. Cela signifie qu'ils n'accompliront pas seulement plus de travail en moins de temps, mais qu'ils seront aussi plus heureux au travail.

2. Ils augmentent la rétention des employés

Un membre de l'équipe heureux est un membre qui reste dans l'entreprise, et la flexibilité qu'offre le travail en équipe distribuée tend à augmenter la rétention des employés. De plus, lorsque personne n'est obligé de travailler à partir d'un lieu spécifique, cela signifie que les membres de l'équipe peuvent facilement déménager à l'autre bout du pays ou même à l'étranger sans avoir à quitter l'entreprise.

3. Ils permettent un accès mondial aux meilleurs talents

Comme les membres de l'équipe peuvent être basés n'importe où dans le monde, les équipes distribuées ont l'avantage de pouvoir recruter dans un vivier mondial de talents. Les fuseaux horaires et les trajets domicile-travail n'ont plus d'importance, ce qui signifie que les entreprises n'ont pas besoin de se "contenter" des personnes qui vivent à proximité. Elles peuvent approcher, interviewer et sélectionner la meilleure personne pour le poste afin d'accélérer leur croissance.

4. Ils rendent les entreprises plus agiles

Et cela ne s'applique pas seulement aux employés. Comme personne n'a besoin d'être présent dans un bureau à certaines heures, il n'est pas nécessaire d'engager des employés à temps plein ou même à temps partiel. Une startup peut engager un gestionnaire de médias sociaux freelance pour quelques heures par semaine seulement. Cette flexibilité signifie que le changement d'échelle devient à la fois plus facile et moins risqué.

Lorsque les équipes distribuées sont réparties dans le monde entier et travaillent donc au-delà des fuseaux horaires, elles sont également en mesure de traiter les problèmes plus rapidement et peuvent même assurer un service clientèle 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. 

5. Ils peuvent réduire les frais généraux

Le fait de ne pas avoir à embaucher une équipe d'employés à temps plein signifie qu'il faut consacrer moins de budget à l'embauche. Les entreprises distribuées ont deux autres avantages importants en termes de coûts : elles n'ont pas besoin de payer pour des bureaux et tout ce que cela implique, ni pour la maintenance d'une infrastructure informatique sur site.

Cependant, il est important de noter que les équipes géographiquement distribuées ont toujours besoin d'outils pour travailler et qu'elles paieront donc souvent pour des outils de cloud computing robustes. Et si vous pouvez consacrer l'argent économisé par l'absence de bureau à l'expansion de votre entreprise, il est bon d'en consacrer au moins une partie à des activités de renforcement de l'esprit d'équipe. Après tout, sans discussions autour de la fontaine et sans pauses déjeuner communes, il est plus difficile pour les membres de l'équipe de se sentir et de rester connectés à un niveau plus personnel.

6. Ils augmentent la productivité

Lorsque les membres d'une équipe ne peuvent plus faire irruption dans le bureau de l'autre, que personne ne doit assister à des réunions en personne et qu'il n'y a plus de temps perdu dans les longs trajets, la productivité augmente.

N'est-ce pas ?

Lorsque les équipes distribuées fonctionnent au mieux, la productivité augmente, mais les gens sont facilement distraits et les outils comme email et Slack deviennent souvent des goulots d'étranglement au lieu de faire gagner du temps. Nous allons voir ci-dessous comment vous pouvez collaborer de manière efficace et effective en tant qu'équipe distribuée.

Équipes distribuées : meilleures pratiques

Dans une vaste étude que nous avons réalisée sur l'état de la collaboration numérique, les personnes interrogées ont attribué une note de 6,5/10 à la qualité de la collaboration numérique au sein de leur entreprise.

Le point le plus douloureux s'est avéré être le faux sentiment d'urgence que ressentent les membres de l'équipe, même lorsqu'ils ne sont pas tenus d'être constamment disponibles. Le deuxième point est le manque de transparence au sein des équipes et entre elles, et le troisième point est le fait que la collaboration inter-équipes au sein des équipes distribuées reste souvent problématique. Les différentes équipes utilisent des outils différents, rendent compte à des responsables différents et suivent des flux de travail différents.

Alors comment guider votre équipe pour l'éloigner de ces problèmes ?

Lisez la suite pour le savoir.

1. Communiquer à outrance les objectifs et fixer des attentes claires

Tout d'abord, chacun doit travailler à la réalisation d'un ou de plusieurs objectifs généraux de l'entreprise, tant au sein des équipes qu'entre elles, et ce même si chaque équipe a des objectifs différents et plus spécifiques. Ces objectifs ne doivent pas être communiqués une seule fois - par exemple, lors de l'intégration d'un nouveau membre de l'équipe - mais revus périodiquement et pris en compte lors de l'évaluation des performances de l'équipe et de la définition des prochaines étapes. 

Les objectifs s'accompagnent de tâches et de délais qui doivent être communiqués tout aussi clairement afin que chacun sache non seulement sur quoi il travaille, mais aussi comment il doit travailler et quand il doit fournir des résultats. En effet, une main-d'œuvre distribuée est une main-d'œuvre axée sur les résultats, où il est plus important de faire le travail avant une certaine date que de le faire de 9 à 5.  

2. Privilégier la communication asynchrone

Pour éviter que les membres de l'équipe ne souffrent d'un faux sentiment d'urgence, il doit être parfaitement clair que la communication asynchrone est la valeur par défaut. Établissez des règles d'équipe stipulant le temps qu'il faut à quelqu'un pour répondre à quelque chose comme un email, un message Slack ou une invitation à un appel vidéo, et évitez d'appeler quelqu'un à moins qu'il ne s'agisse d'une véritable urgence. Précisez ce qui est considéré comme une urgence dans les directives de communication de l'entreprise.

Il peut sembler exagéré de définir la vitesse (ou la lenteur) à laquelle les gens doivent répondre sur une plateforme donnée, mais lorsqu'une équipe ne met pas en place des mesures pour s'assurer que chacun sait qu'il n'est pas nécessaire d'être constamment disponible, les gens garderont toujours un œil sur leurs outils de messagerie alors qu'ils pourraient plutôt faire un travail approfondi et ciblé.

3. Utiliser les bons outils

En parlant d'outils, voici une liste rapide de quelques outils de communication, de gestion de projet et de sécurité en ligne réputés pour les équipes distribuées :

• Outils de messagerie texte : Slack, Discord, Google Chat.
• Outils de gestion de projet : Asana, Monday, Trello.
• Outils d'appel vidéo : Zoom, Google Meet, Skype.
• Outils de messagerie vidéo : Loom, Vidyard.
• Email: Gmail, Outlook.
• VPNs : ExpressVPN, NordVPN, IPVanish. 
  

Plus important que les outils que vous utilisez, c'est la manière dont vous les utilisez. Vous savez déjà pourquoi établir des "règles d'engagement" pour la communication au sein d'une équipe, mais que faites-vous lorsque vous devez travailler avec plusieurs équipes ?

Convaincre les gens de passer de leur outil préféré à un autre peut être difficile et parfois, cela n'a même pas de sens. Si l'ensemble de l'équipe de marketing planifie, élabore des stratégies et communique dans Trello, le rédacteur de contenu qui fait partie de cette équipe aura toujours besoin d'utiliser Trello lorsqu'il rejoindra une équipe interfonctionnelle composée de membres des équipes de vente et de service clientèle qui travaillent principalement dans Gmail.

C'est là que Gmelius s'avère utile. Il facilite la collaboration inter-équipe et intra-équipe en connectant différents outils au sein de votre pile. Avec Gmelius, vous pouvez ...

• synchroniser les tâches entre Trello et Gmail.
• utilisez des notes pour discuter des fils de discussion de email à la fois dans votre boîte de réception et dans Slack.
• créer des intégrations personnalisées avec l'API publique de Gmelius ou Zapier.
  

4. Avoir des flux de travail clairs 

Si une main-d'œuvre distribuée peut réagir plus rapidement dans certains cas, elle est plus lente dans d'autres, car un membre de l'équipe peut devoir attendre qu'un autre, situé dans un autre fuseau horaire, termine une tâche. Pour ne pas perdre de vue qui doit faire quoi, quand et à quel stade se trouve un projet, des flux de travail clairs sont essentiels.

Les outils de gestion de projet tels que ceux mentionnés plus haut dans cet article facilitent la représentation visuelle des flux de travail et l'affectation des tâches. Vous pouvez également créer un tableau Kanban directement dans Gmail à l'aide de Gmelius.

5. Organisez des moments de contrôle réguliers

Fixer des objectifs, établir des règles claires en matière de communication et créer des flux de travail efficaces est une chose, s'assurer qu'ils fonctionnent pour tout le monde et que chacun sait comment travailler avec eux en est une autre.

Comme il n'est pas possible de se rendre dans le bureau de quelqu'un lorsque l'on constate un problème ou que l'on a une question, il est essentiel de prévoir des moments de contrôle réguliers. Il peut s'agir d'appels vidéo individuels ou de réunions d'équipe au cours desquelles les membres de l'équipe peuvent établir des rapports entre eux, recevoir des informations et en donner.

Il peut être tentant de le faire par le biais de messages et du site email, mais rien ne permet de créer un lien comme de pouvoir parler à quelqu'un en face à face.

6. Prévoyez des moments périodiques de renforcement de l'esprit d'équipe

Les moments de renforcement de l'esprit d'équipe plus informels, cependant, peuvent se produire de nombreuses façons. Vous avez peut-être un canal Slack de discussion sur la mare, vous programmez un appel vidéo d'équipe mensuel où vous ne pouvez parler que de choses amusantes, ou vous organisez une retraite annuelle pour que votre équipe se sente vraiment soudée. Il existe de nombreuses façons de donner aux membres de l'équipe un sentiment d'appartenance et les entreprises distribuées qui y parviennent ont tendance à le faire de différentes manières.

Vous pouvez expérimenter pour trouver ce qui fonctionne pour votre équipe, mais ne pas programmer de moments de consolidation d'équipe périodiques ne devrait pas être une option si vous voulez que les gens restent engagés et motivés.

7. Célébrer les victoires

Une autre façon de s'assurer que chacun se sent investi et fait partie de l'équipe est de célébrer régulièrement les victoires. Vous pouvez avoir un fil de discussion hebdomadaire où les membres de l'équipe partagent leur victoire de la semaine, et communiquer les victoires de l'équipe ou de l'entreprise par le biais de votre bulletin d'information interne. Les responsables d'équipe peuvent également féliciter les membres de l'équipe qui ont fait un excellent travail, à condition de veiller à ce que cela ne se transforme pas en favoritisme.

Équipes distribuées, efforts unifiés

Les équipes distribuées ont beaucoup d'atouts. Elles offrent aux membres de l'équipe plus de flexibilité pour créer un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée, éliminent les distractions liées à la collaboration au bureau et sont souvent moins coûteuses à gérer. Bien qu'elles s'accompagnent de leur propre lot de défis à ne pas négliger, vous êtes prêt à les surmonter maintenant que vous avez lu cet article.

Prêt à commencer ? Découvrez comment Gmelius aide les équipes distribuées à collaborer.