Email Système de collaboration et de rétroaction : Réduire le désordre et stimuler la productivité

Alors que de plus en plus d'entreprises se tournent vers un modèle à distance ou hybride pour leur équipe, la collaboration n'a jamais été aussi cruciale. Et, pour beaucoup, cette collaboration commence par email. Contrairement à la croyance populaire, email reste le premier choix en matière de communication. Le nombre total de messages internes et externes emails envoyés et reçus par jour devrait dépasser 333 milliards d'ici la fin de l'année.

Si votre équipe dispose probablement des outils nécessaires pour gérer les campagnes sortantes email , qu'en est-il du fonctionnement interne de votre équipe ? Si votre équipe est à distance, les réponses aux demandes de renseignements et la communication avec le personnel se font uniquement en ligne. Le temps passé à coordonner emails et à communiquer les tâches n'a jamais été aussi élevé. L'adoption d'un système de collaboration et de rétroaction email peut transformer la façon dont votre équipe gère ses boîtes de réception et organise ses réponses. 

L'importance de la collaboration sur Email 

La collaboration via email peut contribuer à réduire l'encombrement des boîtes de réception, à stimuler la productivité et à réduire le temps passé à rédiger emails. Mais vous vous demandez peut-être comment mettre cela en place pour votre équipe. Une boîte de réception partagée est un bon point de départ. De nombreuses entreprises créent des boîtes de réception partagées avec une adresse email pour permettre aux membres de l'équipe d'accéder à la même boîte de réception et de gérer ensemble les demandes entrantes.

Une boîte de réception partagée peut aider une équipe à voir emails concernant un secteur de l'entreprise, mais la version actuelle d'une boîte de réception ne permet pas toujours une collaboration efficace. Une boîte de réception traditionnelle :  

• manque de responsabilité au sein d'une équipe, car une seule personne ne peut être tenue pour responsable 
• crée des obstacles à la communication pour le personnel, car il n'y a aucun moyen de savoir si le site email a été traité. 
• ne permet pas aux gestionnaires de voir à quel stade en est la demande (c'est-à-dire, en attente, terminée, etc.) 
• peuvent rapidement devenir encombrés s'ils ne sont pas gérés correctement 
  

En offrant à votre équipe davantage de possibilités de collaboration au sein d'une boîte de réception, vous pouvez éliminer les obstacles associés à une boîte de réception traditionnelle et améliorer la communication. Par exemple, un outil de collaboration pour email permet aux équipes de :

• gérer plusieurs boîtes de réception partagées ensemble via une seule plateforme (par exemple, Gmail) 
• assigner emails comme tâches pour améliorer la délégation
• ajouter des notes pour le contexte et marquer les membres de l'équipe pour clarification 
• transformer emails en tâches pour une meilleure gestion
• organiser emails en étiquettes ou en dossiers pour une meilleure organisation 
• partager les modèles et les projets de email pour améliorer les politiques et les procédures de l'entreprise 
  

Une solution de collaboration email peut réduire le temps nécessaire à la communication des tâches en réunissant toutes les informations en un seul endroit. Cela améliore les processus de l'entreprise et contribue à stimuler la productivité en économisant le temps qui serait normalement passé à organiser une boîte de réception encombrée.

Comment les modèles et l'uniformité améliorent la collaboration

Lorsque vous répondez à emails, il se peut que votre entreprise ait un langage formel qu'elle préfère utiliser dans certains cas. Par exemple, il peut y avoir une réponse spécifique pour le support client ou les demandes de renseignements entrantes. En outre, des questions internes doivent être abordées, comme les réponses aux demandes d'entretien, les nouvelles embauches ou les questions de politique du personnel. Quelles que soient les circonstances, il est préférable d'avoir une réponse uniforme. Cela garantit que chaque employé est sur la même longueur d'onde lorsqu'il répond. 

Un outil collaboratif de boîte de réception partagée permet aux équipes de partager les modèles et les brouillons de email , ce qui réduit le temps nécessaire à la création d'une nouvelle copie pour chaque réponse email et garantit la cohérence des réponses de l'entreprise. Bien que chaque email doive être personnalisée, disposer d'un modèle formel permet de gagner du temps et d'automatiser ce qui pourrait être un long processus. 

Le meilleur système de collaboration et de feedback pour les équipes Email

S'il existe de nombreuses façons de favoriser la collaboration au sein d'une équipe dispersée, le travail en commun via une plateforme partagée est le plus efficace. Gmelius aide les équipes à créer une boîte de réception collaborative à l'aide de Gmail. 

Plutôt que de faire des allers-retours entre les comptes, Gmelius permet de gérer les adresses de groupe email de manière collaborative sans partager les mots de passe. À partir de là, nous proposons de nombreuses autres fonctionnalités de collaboration dans Gmail qui peuvent profiter à votre équipe. Voici quelques produits qui peuvent intéresser votre système de collaboration et de feedback email :

Modèles Gmail

Que vous répondiez aux membres de votre équipe ou que vous répondiez aux demandes des clients, vous pouvez vous retrouver à écrire le même email à plusieurs reprises. Les modèles Email peuvent transformer les emails répétitifs en modèles Gmail pour gagner du temps sur le copier-coller.

Email Les modèles permettent aux équipes de :

• un artisanat digne d'une réponse emails
• automatiser les réponses personnalisées
• partager des actions performantes emails
• ajouter des étiquettes Gmail aux modèles
• Cc et Bcc des membres de l'équipe
  

Plutôt que de prendre le temps de rédiger une réponse, vous pouvez sélectionner un modèle pré-écrit comme réponse. Cela permet de gagner du temps en supprimant les étapes répétitives afin que les membres de l'équipe puissent se concentrer sur d'autres tâches. 

Libellés Gmail partagés

Certaines plateformes email utilisent des dossiers pour aider les utilisateurs à organiser emails, mais Gmail utilise des étiquettes. Les étiquettes permettent de séparer emails par couleur pour identifier des catégories telles que "important", "facturation", "projets", etc. 

Avec Gmelius, les équipes peuvent partager des étiquettes Gmail nouvelles ou existantes et synchroniser les conversations en temps réel. Les étiquettes partagées Gmail permettent d'organiser les tâches, de gérer les projets et de déléguer emails directement depuis Gmail ou d'autres plateformes de communication qui se synchronisent avec Gmelius. 

Les équipes peuvent également automatiser emails pour l'envoyer directement à une étiquette, pour une meilleure organisation et efficacité. Plutôt que de laisser votre boîte de réception s'encombrer de l'arrivée de emails, les étiquettes ajoutent un contexte et peuvent aider à rationaliser les processus quotidiens. 

Brouillons partagés Email

Les brouillons de Gmelius email offrent une toute nouvelle série de possibilités de collaboration en équipe. Plutôt que de rédiger vous-même un email et de le transmettre ou de le copier-coller à un collègue pour qu'il y apporte sa contribution, Gmelius offre aux équipes la possibilité de former ensemble un email en mode brouillon. Ainsi, les équipes peuvent trouver ensemble les bons mots et créer facilement des réponses parfaites en groupe.

Les brouillons partagés email préservent la cohérence de la marque et créent une expérience de service client positive et cohérente pour votre entreprise. Les membres de l'équipe pourront également voir quand un collègue consulte ou répond à un email, et savoir quand quelqu'un modifie un brouillon partagé de email en temps réel. Cela améliore la communication au sein de l'équipe.

Gérer l'arrivée de emails et élaborer des réponses email prend du temps. Allégez la charge de travail de votre personnel en améliorant le système de collaboration et de feedback de votre entreprise email avec Gmelius. 

Prêt à commencer ? Découvrez nos fonctionnalités et nos intégrations et apprenez comment Gmelius est conçu pour améliorer la communication et la collaboration entre les équipes. Inscrivez-vous aujourd'hui !