Comment éviter les problèmes de communication Email

Les boîtes de réception désorganisées de email rendent inévitable une certaine forme de mauvaise communication professionnelle. Si certaines erreurs peuvent être négligées, d'autres situations ne laissent aucune place à l'erreur. Les temps de réponse de Email augmentent, les projets sont retardés et vous pourriez devoir de l'argent si les objectifs des accords de niveau de service (SLA) ne sont pas atteints. 

Les employeurs soulignent que les solutions à ces problèmes de communicationemail doivent être clairement communiquées à tous les membres de l'équipe sous forme de procédures standardisées avant de se lancer dans des projets plus importants. Mais d'abord, vous devez être capable d'identifier les problèmes de communication email avant que votre équipe puisse les résoudre. Voici comment.

Inefficacité de la communication Email dans les environnements virtuels

Dans un environnement virtuel, où les membres de l'équipe ne peuvent pas simplement se rendre au bureau d'un collègue et lui poser des questions, email les problèmes de communication peuvent souvent être plus difficiles. L'environnement virtuel s'appuie souvent sur email comme principal canal de communication. Lorsque les employés utilisent email de manière inefficace, les boîtes de réception sont désorganisées, ce qui affecte directement - et négativement - la productivité. 

Comment prévenir les problèmes de communication Email

Email est un excellent moyen de communication lorsqu'il est utilisé à des fins appropriées et organisé correctement. Il est important d'identifier les réponses aux questions suivantes :

• Quels types de messages sont les mieux adaptés à email? 
• Comment votre équipe peut-elle organiser au mieux ses boîtes de réception email ?

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Un facteur qui peut amplifier les problèmes de communication de email est de choisir le mauvais canal pour les messages. Si votre message nécessite une réponse immédiate, utilisez un canal comme Slack ou Google Groups plutôt que email. 

Un autre niveau de complication survient lorsque les messages ne sont pas catégorisés par des filtres, des étiquettes ou des balises. Par conséquent, pour éviter les email problèmes de communication, vous devez prendre du recul et évaluer l'efficacité du style de communication global de votre équipe. 

Évaluez les informations contenues dans votre site email pour déterminer si elles pourraient bénéficier des fonctionnalités natives de Gmail ou d'autres logiciels. Considérez les points suivants :

• Cette information doit-elle être vue par une ou plusieurs personnes ?
  Utilisez une liste de distribution ou une boîte de réception partagée pour les destinataires multiples.

• Le site email devra-t-il être regroupé avec d'autres messages contenant des informations similaires ?
  Si la réponse est oui, créez une étiquette pour attribuer une catégorie à toutes les informations en question. Il sera ainsi plus facile de retrouver tous les documents connexes.

• Le site email sera-t-il envoyé une seule fois ou sera-t-il réutilisé plusieurs fois ?
  Si le email doit être envoyé plusieurs fois avec peu de changements, faites-en un modèle !

Une fois toutes vos informations organisées, il est temps de réunir l'équipe et de l'informer des changements. Faites-leur savoir quels types de communication utiliseront email et où trouver toutes les informations nécessaires. Si vous facilitez la recherche d'informations pour les membres de votre équipe, ils seront équipés pour répondre rapidement à emails de manière plus claire et plus efficace. 

Utilisations inefficaces de Email

Les entreprises dont les employés ont des boîtes de réception désorganisées souffriront probablement des problèmes de communication email , tels que des temps de réponse retardés, un manque de clarté et des opportunités de vente manquées, perdues dans la marée de messages qui envahit régulièrement les boîtes de réception. 

• Utiliser email pour toutes les formes de communication

Si l'utilisation de email n'est pas efficace pour tous les types de communication, l'inverse - éviter toute utilisation de email - est également inefficace. En outre, quelques changements simples dans les habitudes de travail quotidiennes peuvent améliorer la communication d'équipe de façon exponentielle. En bref, évitez :

• Garder toutes les conversations dans une seule boîte de réception
• Envoi individuel du même email à plusieurs personnes
• Organiser chaque boîte de réception de la même manière

Comme chaque boîte de réception a un objectif différent, il peut être inefficace d'organiser chaque boîte de réception de la même manière. L'utilisation de Gmelius peut vous aider, vous et votre équipe, à éviter les problèmes de communication sur email . Vous pouvez demander une démoou notre propre équipe d'experts peut vous guider à travers les fonctionnalités, les intégrations et les analyses disponibles afin de sélectionner la meilleure configuration pour répondre aux besoins de votre équipe. Notre objectif est de créer un lieu de travail virtuel transparent - à partir de vos comptes Gmail existants - que vous pouvez utiliser pour dépasser vos attentes au quotidien. 

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