Comment utiliser Google Tasks : 10 conseils pour aider les équipes à s'organiser

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• Comment utiliser Google Tasks
• 5 astuces avancées pour gérer les projets dans Gmail 
• 5 conseils pour utiliser la gestion des tâches de Google afin d'accroître la productivité de l'équipe
• Gérez efficacement les tâches de Google grâce à Gmelius

Lorsque vous travaillez dans Gmail ou Google Agenda, Google Tasks s'ouvre dans le panneau latéral droit. Cliquez sur sur ce panneau latéral pour l'agrandir et ajouter des détails à vos tâches. Vous pouvez facilement transformer une adresse email en une tâche en cliquant sur l'icône "Ajouter aux tâches" et en modifiant les détails de la tâche. Google Tâches offre également un aperçu visuel de toutes les tâches, organisées par dates, lorsque vous sélectionnez "Tâches" dans votre agenda Google, sous "Mes agendas" dans la barre latérale gauche. la barre latérale gauche. Les autres outils fournis par Google Tasks comprennent, sans s'y limiter, les éléments suivants :

Chacune de ces fonctionnalités de Google Espace de travail comporte un panneau sur le côté droit que vous pouvez choisir d'afficher ou de masquer. Si vous choisissez de l'afficher, vous y trouverez l'icône Tâches. En cliquant dessus, vous ouvrez vos listes de tâches Google to-do où vous pouvez visualiser toutes vos tâches.

Comme Google Tasks est très polyvalent et se synchronise avec plusieurs applications Google, il existe plusieurs façons d'accéder à Google Tasks et de l'utiliser :

L'optimisation du flux de travail de votre équipe peut représenter beaucoup de travail, même avec les outils appropriés. Gmelius peut fournir toutes ces fonctionnalités et plus encore avec nos intégrations conçues pour améliorer la communication et la collaboration de l'équipe. Essayez-le gratuitement aujourd'hui !

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Si l'intégration de Google Tasks à Gmail est utile pour ceux qui passent déjà beaucoup de temps dans l'écosystème Google, les équipes se heurtent rapidement à ses fonctionnalités limitées. Google Tasks est actuellement destiné uniquement à un usage individuel et ne peut être partagé. 

Si l'intégration de Google Tasks à Gmail est utile pour ceux qui passent déjà beaucoup de temps dans l'écosystème Google, les équipes se heurtent rapidement à ses fonctionnalités limitées. Google Tasks est actuellement destiné uniquement à un usage individuel et ne peut être partagé. 

Lorsque vous travaillez en équipe, l'impossibilité de partager et de déléguer des tâches peut rapidement devenir un problème. Gmelius propose une solution permettant aux équipes de créer et de collaborer de manière transparente sur des tâches, voire de gérer des projets entiers directement dans Gmail.

1. Turn Your Tasks into a Kanban Board

Les tableaux Kanban aident à visualiser les projets et les tâches. Il représente emails et les tâches sous forme de cartes, qui sont ensuite ordonnées pour aider à présenter votre flux de travail dans un format visuel facilement perceptible. Gmelius vous permet de configurer des tableaux Kanban directement à partir de Gmail, sans avoir besoin d'outils supplémentaires.

Nous listons les tableaux à côté de vos boîtes de réception, puis vous pouvez personnaliser vos tableaux ou utiliser l'un des modèles existants. Vous pouvez également ajouter des tâches manuellement ou transformer emails en cartes de tâches et les ajouter directement à vos flux de travail.

2. Partagez les tâches Google avec votre équipe

Convertissez vos listes de tâches en tableaux Kanban grâce à la fonction conviviale de glisser-déposer. Il vous permet de modifier votre planning si nécessaire et de hiérarchiser les tâches grâce à une fonction de marquage. 

Vous pouvez créer des liens vers les cartes de tâches Gmelius à partir d'autres applications, automatiser l'attribution des tâches aux membres de l'équipe, suivre vos performances, et bien plus encore.

Créez un compte Gmelius gratuit pour créer votre premier tableau Kanban et commencer à collaborer avec votre équipe.

3. Gérer Emails et les tâches dans Gmail

La gestion des tâches dans une application ou un programme distinct de email peut être déroutante et accablante. Les informations de votre équipe sont réparties sur plusieurs plateformes et il est difficile de mettre les membres de l'équipe d'accord. Avec Gmelius, emails et les cartes de tâches peuvent être contrôlées depuis Gmail. 

• Vous trouverez le site emails et les fiches de tâches qui vous ont été attribués sous l'onglet "Mine (all)" dans la barre latérale gauche de votre Gmail.
• Gmail répertorie les emails attribués dans l'onglet "conversations". Si une conversation est partagée, comporte des commentaires ou des balises, tous ces éléments sont visibles pour un contexte supplémentaire. 
• Vous pouvez trier vos cartes par date d'échéance ou par priorité pour vous concentrer sur les tâches les plus urgentes. 
• Vous pouvez filtrer vos tâches par tableau de projet, date d'échéance, créateur, etc.

4. Automatisez votre flux de travail

L'automatisation du flux de travail peut vous faire gagner beaucoup de temps, à vous et à votre équipe, afin que vous puissiez vous concentrer sur ce qui importe au lieu d'effectuer des tâches répétitives. L'utilisation de déclencheurs automatisés pour les tâches entrantes peut aider à organiser votre fonctionnalité et la planification de votre équipe. Cela signifie que vous pouvez automatiser vos flux de travail internes sans quitter votre boîte de réception. 

Attribuez automatiquement emails aux membres de l'équipe en fonction d'attributs tels que l'adresse de l'expéditeur ou l'objet de email . Votre équipe peut également fournir un service client instantané en envoyant des réponses automatiques de remerciement et de confirmation à partir de boîtes de réception partagées.

5. Retirer la friction de l'outil

Lorsque vous apprenez à utiliser Google Tâches, il est important de savoir que les membres de l'équipe peuvent consulter leurs listes de tâches, quel que soit l'espace de travail Google dans lequel ils travaillent le plus fréquemment. Malheureusement, le passage d'un outil à l'autre et d'une plateforme à l'autre interrompt le flux de travail et la concentration. Les informations se perdent souvent lorsque le déroulement d'un projet est décrit dans une plateforme, mais que la communication et l'exécution se font dans une autre. 

L'utilisation de plateformes telles que Trello, pour la gestion de projets, tout en communiquant des informations rapides dans Slack et des informations plus longues dans Gmail peut être source de confusion. Heureusement, Gmelius synchronise Slack, Trello, Zoom et Gmail ensemble, de sorte que toutes vos informations sont organisées sur une seule plateforme.

• Gmelius synchronise tous vos tableaux Trello avec Gmail, afin que vous disposiez d'une vue consolidée des projets de votre équipe dans les deux endroits. Les tâches, les listes Trello, les descriptions des cartes et les dates d'échéance sont reflétées dans votre boîte de réception.
• Gmelius s'intègre également à Slack pour permettre aux membres de l'équipe qui travaillent principalement depuis Slack de contribuer aux conversations sur email .
• Nous avons également intégré Zoom pour créer une planification transparente pour les chefs de projet et les membres de l'équipe. 

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Quel que soit le secteur d'activité, vous et les membres de votre équipe pouvez utiliser Google Tasks pour travailler plus efficacement et devenir des utilisateurs avertis de Gmail. En fin de compte, ces outils nécessitent l'effort de mise en œuvre et d'exécution des membres de l'équipe pour optimiser votre espace de travail virtuel. Ces conseils vous aideront, vous et votre équipe, à apprendre à utiliser efficacement Google Tasks. 

1. Code de couleur pour vos tâches

Tout comme les événements dans Google Agenda, lorsque vous créez une tâche Google, vous pouvez lui attribuer un code couleur pour lui donner une représentation visuelle. 

Attribuez un code couleur à vos tâches de la manière la plus logique pour vous et votre équipe. Les catégories courantes de codage couleur comprennent :

• Type 
• Priorité
• Équipe
• Projet 

2. Créer des tâches Google récurrentes

Lorsque votre équipe doit effectuer certaines tâches de manière récurrente, vous pouvez les créer en tant que tâches Google récurrentes. Ainsi, vous ne risquez pas de les oublier et vous n'avez pas besoin de prendre le temps de les programmer à plusieurs reprises. 

Malheureusement, Google Tâches ne permet pas encore de définir un intervalle personnalisé pour les tâches, comme c'est le cas pour les événements dans Google Agenda. Cela signifie que si vous avez quelque chose à faire tous les lundis et mercredis, vous devrez créer la même tâche récurrente deux fois : une fois pour les lundis et une fois pour les mercredis. 

Créez une tâche Google récurrente en changeant l'option "Ajouter une date/heure" d'une nouvelle tâche en "Répéter".

3. Utiliser les raccourcis clavier de Google Tasks

Google Tasks vous permet de déplacer des tâches grâce à la fonction "glisser-déposer", mais la gestion de votre liste de tâches dans Google peut être encore plus rapide si vous utilisez les raccourcis clavier.

Vous trouverez une liste complète de raccourcis en appuyant sur Command + / sur Mac et Ctrl + / sur Windows.

4. Passez à l'affichage du calendrier pour une liste de réunions et de tâches.

Google Agenda vous permet de passer à l'affichage du calendrier. Vous obtenez ainsi une liste claire de vos réunions et de vos tâches pour la journée.

Cette fonction est utile pour obtenir un aperçu rapide de vos tâches à accomplir au début de la journée. Il est également utile si vous souhaitez vérifier rapidement votre disponibilité.

À droite de l'icône des paramètres, il y a une case pour choisir une vue. Sélectionnez "Schedule".

5. Ajouter des rappels de Google Agenda aux tâches

Pour éviter de passer d'un affichage à l'autre, vous pouvez copier tous vos rappels existants dans votre liste Google Tâches. Si vous avez défini une heure spécifique pour vos rappels transformés en tâches, vous recevrez toujours une notification à l'heure définie. Si vous ne définissez pas d'heure spécifique mais que vous fixez une date, vous recevrez une notification à 9 heures ce jour-là.

Si vous ajoutez un nouveau rappel ou modifiez un rappel existant, le rappel ou les modifications ne seront pas synchronisés avec les tâches. Il est préférable de ne créer que des tâches à partir de ce moment-là, afin d'avoir toutes vos tâches à faire dans une seule vue.

Dans le panneau latéral de Google Tâches, cliquez sur les trois points pour ouvrir le menu déroulant et sélectionnez "Copier les rappels dans les Tâches". Notez qu'il s'agit d'une copie unique.

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Si Google Tasks offre des solutions de gestion des tâches pour ceux qui travaillent dans Google Workspace, il n'a pas été créé pour prendre en charge le travail collaboratif. Gmelius y remédie en permettant aux équipes de créer, d'attribuer, de partager, d'automatiser et de discuter des tâches directement dans Gmail.

Gmelius synchronise les conversations et les tâches du projet entre les plateformes, notamment :

• Trello
• Slack
• Loom
• Zoom

S'il est important de savoir comment utiliser Google Tasks, Gmelius est là pour aider vos équipes à optimiser leur productivité et leur temps afin que vous puissiez minimiser les tâches et vous concentrer sur ce qui compte vraiment. Découvrez nos fonctionnalités et nos intégrations et apprenez comment Gmelius est conçu pour améliorer la communication et la collaboration entre les équipes. Prêt à commencer ? S'inscrire dès aujourd'hui !

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