Comment créer un flux de travail efficace : Les outils qui aident les équipes à réussir

Comment créer un flux de travail efficace ? Bien que la question semble assez simple, il est souvent difficile pour les équipes d'y répondre, et encore plus de la mettre en œuvre. Les distractions, la procrastination et le manque d'outils adéquats provoquent des échecs qui entravent la productivité. 

Souvent, la raison de l'inefficacité reste non identifiée, laissant les responsables déterminer l'origine du problème. En identifiant ces points faibles et en utilisant les bons outils pour les bons processus, les chefs d'équipe peuvent améliorer l'efficacité du flux de travail et mettre leurs équipes sur la voie de la réussite.  

Quelles sont les causes d'un flux de travail inefficace ? 

La main-d'œuvre d'aujourd'hui présente de nombreux obstacles à l'efficacité. Les équipes distantes, hybrides et distribuées utilisent les canaux numériques comme principales sources de communication. Toutes sortes de distractions peuvent facilement faire dérailler un flux de travail productif au milieu des flux de email , des appels vidéo et des messages instantanés. La coordination avec des membres de l'équipe se trouvant dans des fuseaux horaires différents et ayant des horaires opposés ne fait qu'aggraver le problème. Voici quelques autres défis à relever :

• le manque de communication 
• mauvaise gestion du flux de travail 
• épuisement professionnel des employés 
• le manque d'outils de productivité 

En plus des tâches quotidiennes habituelles, ces défis augmentent le potentiel de travail inefficace. Mais il existe une meilleure solution. 

Créez un flux de travail efficace qui fonctionne pour vous

L'amélioration des processus internes et l'utilisation d'outils de gestion du flux de travail produisent des changements organisationnels positifs. Voici quelques conseils pour créer un flux de travail efficace pour vos équipes. 

1. Utilisez une boîte de réception partagée avec votre équipe

Les problèmes de communication sont fréquents sur le site email. Les conversations perdues, les longs fils de discussion sur email et une boîte de réception encombrée nuisent à la productivité. En outre, les équipes qui utilisent des comptes individuels sur email pour traiter des questions relatives à l'entreprise ratent des occasions de collaboration. 

En raison d'un manque de collaboration, il est difficile pour les équipes d'établir des lignes de communication claires. Au lieu de cela, elles s'en remettent à la copie et au transfert de messages individuels pour obtenir des éclaircissements. Le temps passé à distribuer des messages individuels et à passer d'une application à l'autre nuit à la productivité des employés. 

Une boîte de réception partagée accroît la transparence et la collaboration entre les membres de l'équipe. Au lieu de s'adresser individuellement à l'entreprise emails , les équipes peuvent envoyer, répondre et organiser emails ensemble. 

Une solution de boîte de réception partagée aide les équipes : 

• attribuer aux membres de l'équipe l'accès à emails
• éviter d'envoyer des réponses en double
• travailler en toute transparence
• répartir équitablement la charge de travail de l'équipe

L'utilisation d'une plateforme unique pour les communications de l'équipe permet d'augmenter les temps de réponse et d'éliminer le risque d'erreurs qui retardent le travail. 

2. Automatiser le travail partout et en tout lieu 

Les travailleurs peuvent économiser en moyenne 25 heures par semaine en utilisant des outils d'automatisation pour les fonctions de marketing. Cela permet aux équipes de maximiser les avantages de l'automatisation, car les fonctions de marketing reposent sur une communication étendue et la gestion de email . Quelle que soit la profession, cependant, l'automatisation est essentielle pour créer un flux de travail efficace. 

L'automatisation consiste à utiliser une logique basée sur des règles pour rationaliser les responsabilités qui prennent du temps. Les distractions sont inévitables, mais l'automatisation permet de gérer ces distractions. Les cas d'utilisation courants de l'automatisation sont les suivants : 

Réponses automatiques

Email peut prendre des heures. L'utilisation de réponses automatiques pour répondre à l'adresse emails permet de maintenir le flux de la conversation sans avoir à répondre à chaque email individuellement. Par exemple, 

"J'ai reçu votre demande et je vous répondrai dès que possible. En attendant, veuillez consulter notre nouveau produit." 

Cette réponse répond au besoin du client et présente une opportunité de vente avec un minimum de travail. L'utilisation des modèles email ajoute d'innombrables possibilités de personnalisation aux réponses automatisées. Les équipes qui utilisent les modèles email peuvent créer une bibliothèque de réponses pour répondre aux demandes du service clientèle, aux questions ou aux problèmes internes de l'équipe. 

Gmelius propose des modèles et des brouillons partageables sur email via Gmail, qui s'associent parfaitement à une boîte de réception partagée. 

Les équipes peuvent composer des réponses ensemble et les enregistrer en tant que modèle pour les utiliser à l'avenir sur emails. Les règles d'automatisation permettent aux membres de l'équipe de choisir le modèle à utiliser pour chaque cas d'utilisation, comme la logistique, les ventes ou le support. 

Email Organisation

Vous détestez organiser emails? Alors ne le faites pas. Définissez des règles d'automatisation qui feront le travail à votre place. L'automatisation permet aux équipes de filtrer emails aux bons endroits et de les supprimer après un certain temps afin de réduire le nombre de messages inutiles dans votre boîte de réception. 

Lorsque vous utilisez une solution de boîte de réception partagée comme Gmelius, les membres de l'équipe peuvent automatiquement attribuer emails à certains membres de l'équipe. L'attribution de emails permet aux membres de l'équipe de se concentrer sur email les tâches qui mettent en valeur leurs points forts au lieu de tenter des tâches qui dépassent leurs capacités.

Lorsque l'on cherche différents angles pour créer un flux de travail efficace, le fait de s'assurer que la charge de travail est répartie de manière égale peut également contribuer à améliorer l'efficacité. Pour aider davantage les responsables, Gmelius propose des analyses intégrées permettant d'afficher la manière dont toutes les entrées emails sont réparties dans une équipe afin d'éviter l'épuisement des employés. Les responsables peuvent ainsi voir à qui est attribué tel ou tel emails pour éviter de surcharger une personne. 

Politiques en matière d'accords de niveau de service et prévention des violations 

Les accords de niveau de service sont une pratique courante dans de nombreux secteurs d'activité. Ils garantissent un contrat entre une entreprise et un client qui décrit clairement les services attendus. Les équipes de vente et de logistique utilisent couramment les contrats de niveau de service, mais tous les secteurs devraient savoir comment les gérer pour garantir un flux de travail efficace et sans erreur. 

Si votre équipe utilise des politiques de SLA, alors vous savez déjà que les répercussions d'une violation signifient que l'entreprise devra faire face à des pénalités. Par conséquent, les équipes doivent surveiller de près les comptes pour éviter les violations ; toutefois, ce niveau de surveillance peut prendre beaucoup de temps. Pour éviter les pénalités potentielles et répondre simultanément aux besoins des clients, les équipes peuvent utiliser l'automatisation pour définir des alertes qui avertissent les membres d'une violation de SLA. 

Les équipes peuvent également définir des règles temporelles pour s'assurer qu'elles donnent la priorité aux conversations à forte valeur ajoutée et qu'elles atteignent les objectifs de performance internes. Gmelius facilite cette tâche en ajoutant automatiquement tout emails qui n'a pas reçu de réponse en temps voulu à une étiquette partagée, codée par couleur, pour une organisation et une efficacité maximales. 

Les erreurs sont vite arrivées, mais l'automatisation peut aider à prévenir leur apparition afin d'optimiser les tâches quotidiennes et de créer un flux de travail productif pour les équipes. 

3. Visualiser le flux de travail

Si vous trouvez que votre équipe a du mal à travailler efficacement après avoir mis en place d'innombrables outils, essayez les représentations visuelles. Un diagramme de flux de travail ou un tableau Kanban simplifie les tâches afin que les travailleurs puissent saisir, partager et améliorer les processus en un clin d'œil. De nombreuses entreprises utilisent des outils visuels pour renforcer l'efficacité, afin que chaque tâche soit clairement définie pour que tous les membres de l'équipe puissent la voir et la partager. 

Aujourd'hui, de nombreux outils en ligne font appel à des diagrammes visuels. Par exemple, Gmelius propose des tableaux Kanban pour transformer une boîte de réception Gmail en un espace de travail visuel. Emails peut être assigné comme tâche et ajouté à un tableau pour plus de clarté et de responsabilité. Transformer la boîte de réception d'une équipe en un tableau Kanban peut contribuer à simplifier la répartition de la charge de travail et la gestion du pipeline. 

Les tableaux Kanban peuvent également fournir une représentation visuelle d'une étiquette Gmail pour afficher la gestion des clients et des projets. 

En outre, vous pouvez également définir des règles d'automatisation qui affectent automatiquement emails à un tableau. Cela peut permettre d'économiser le temps que les équipes passent habituellement à créer des tâches supplémentaires ou à coordonner les allers-retours sur les affectations. Les tableaux Kanban peuvent également être intégrés à d'autres outils tels que Trello pour une efficacité optimale.

Déterminer comment créer un flux de travail efficace peut sembler difficile au premier abord, mais Gmelius facilite la tâche grâce à des fonctionnalités et des intégrations parfaites pour optimiser les tâches quotidiennes. 

Lorsque vous cherchez comment créer un flux de travail efficace, pensez à Gmelius. Nous proposons de nombreuses fonctionnalités et intégrations pour améliorer la communication et la collaboration entre les équipes. Prêt à commencer ? Inscrivez-vous aujourd'hui !

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