Améliorez les flux de travail de votre équipe grâce à ces meilleures pratiques de tableau Kanban

Les tableaux Kanban offrent un système qui vous indique instantanément à quelle phase se trouve chaque projet et qui y travaille.

En raison de leur nature visuelle et de leur flexibilité, les tableaux Kanban sont devenus des outils de gestion de projet populaires. Mais qu'est-ce qu'un tableau Kanban ? Comment pouvez-vous utiliser un tableau Kanban avec votre équipe et existe-t-il des pratiques exemplaires à suivre ?

Nous répondrons à toutes ces questions dans ce billet. 

Qu'est-ce qu'un tableau Kanban ?

Le terme "Kanban" vient du japonais et se traduit par "carte". Un tableau Kanban représente visuellement un flux de travail en le répartissant sur au moins trois colonnes (À faire, En cours et Terminé). Les tâches individuelles sont représentées par des cartes qui se déplacent d'une colonne à l'autre, de gauche à droite, à mesure qu'elles entrent dans les différentes phases d'achèvement. En tant que tels, les tableaux Kanban offrent un aperçu rapide du stade auquel se trouve chacune de vos tâches à faire.

Les tableaux Kanban peuvent être des tableaux physiques sur lesquels des cartes ou des Post-Its sont déplacés d'une colonne à l'autre, mais il est plus courant aujourd'hui d'utiliser des tableaux en ligne qui permettent aux équipes de collaborer et de suivre leur progression en temps réel, où qu'elles se trouvent dans le monde.

8 Meilleures pratiques Kanban

La visualisation de votre flux de travail est au cœur de la gestion de projet Kanban, mais à part cela, le système Kanban est extrêmement souple. Au lieu d'imposer un cadre strict, les tableaux Kanban permettent aux équipes d'élaborer les flux de travail qu'elles ont déjà et de les améliorer au fur et à mesure. Il n'y a pas de meilleure façon absolue de faire les choses avec Kanban.

Cette flexibilité signifie que les tableaux Kanban peuvent convenir à pratiquement toutes les équipes, mais aussi que celles-ci doivent faire preuve de discipline et de cohérence dans l'utilisation de leurs tableaux. Il est très facile de créer une autre colonne ici, d'ajouter une tâche là, ou d'oublier de tenir les tableaux à jour.

Pour vous aider à tirer le meilleur parti de vos tableaux, nous avons répertorié ci-dessous quelques bonnes pratiques Kanban à suivre. Il s'agit là encore de lignes directrices générales sur la manière d'appliquer les pratiques Kanban au sein de votre équipe. La façon dont vous concevez vos tableaux, créez vos cartes et ajoutez d'autres éléments dépendra des flux de travail de votre équipe.

1. Gardez-le propre et clair

Avant de créer votre premier tableau, il est préférable de définir une stratégie Kanban pour votre équipe. Résistez à l'envie de créer une colonne de flux de travail pour tout ce à quoi vous pouvez penser. Prenez le temps d'établir les flux de travail de votre équipe sur papier et réfléchissez à la manière dont chaque tâche passera par les différentes phases et au moment où elle le fera.

Assurez-vous que chacun sait comment les tâches entrent dans le flux de travail et quand elles sont prêtes à passer à la phase suivante, afin que les membres de l'équipe utilisent correctement le tableau. 

2. Enregistrez tout instantanément

Comme pour tout outil de gestion de projet, il est essentiel que le tableau Kanban de votre équipe reste à jour. Idéalement, les membres de votre équipe auront votre outil Kanban ouvert lorsqu'ils travailleront et déplaceront les tâches d'une colonne à l'autre au fur et à mesure qu'ils les termineront.

3. Ajouter des dates d'échéance

Étant donné que les tableaux Kanban s'attachent à montrer à quel stade de votre flux de travail se trouvent les différentes tâches, il peut être un peu plus difficile de repérer les échéances des tâches individuelles. Pour éviter de manquer les échéances, la plupart des outils Kanban en ligne vous permettent d'ajouter des échéances aux tâches individuelles et mettent même en évidence les tâches qui approchent de leur échéance ou qui sont en retard.

4. Attribuer des tâches individuelles aux membres de l'équipe

Une autre chose que vous devriez ajouter à chaque carte est de savoir qui est responsable de la réalisation des différentes étapes d'une tâche. La meilleure façon de procéder est d'avoir un chef de projet pour chaque flux de travail ou chaque tâche individuelle, qui ajoute et retire les membres responsables de l'équipe au fur et à mesure que la tâche progresse dans le flux de travail.

5. Limiter les tâches par phase du flux de travail

Déterminez au préalable la quantité de travail que votre équipe peut accomplir à chaque étape de votre flux de travail et ajoutez cette limite à chaque colonne. Concrètement, cela signifie ajouter un maximum de cartes ou de tâches que chaque colonne peut avoir à un moment donné.

Le fait de fixer une limite à votre travail en cours (connu sous le nom de WIP par les utilisateurs de Kanban) permet aux membres de votre équipe de se concentrer sur la finition des tâches les plus urgentes en premier lieu et de faire avancer les projets du début à la fin plus rapidement. Cela permet également d'éviter qu'ils ne soient dépassés par l'arrivée de nouvelles tâches. En effet, lorsque la limite du travail en cours est atteinte, aucune nouvelle tâche n'est autorisée dans cette phase tant que les tâches en cours ne sont pas terminées.

De plus, lorsqu'une certaine phase de votre flux de travail atteint systématiquement sa limite d'encours, cela se remarque visuellement et vous alerte sur la présence d'un goulot d'étranglement dans cette phase. Il se peut également que vous ayez surestimé la vitesse à laquelle ce travail peut être effectué et que vous deviez réduire votre limite d'encours pour cette étape.

6. Contrôlez et optimisez vos flux de travail

Garder un œil sur vos limites d'encours n'est qu'un moyen parmi d'autres de définir les goulots d'étranglement et d'améliorer votre flux de travail. Les autres éléments que vous devriez suivre sont les suivants :

• la durée moyenne pour faire avancer une tâche dans le flux de travail et la terminer (temps de cycle).
• le rapport entre les encours et les travaux finis au cours d'une période donnée.
• combien de tâches sont terminées en moyenne dans un certain laps de temps (débit).
• combien de temps les tâches restent dans chaque phase de votre projet Tableau Kanban.
  

L'optimisation du flux de travail n'est pas seulement la responsabilité des dirigeants. L'idée derrière Kanban est que chaque membre de l'équipe peut et doit repérer les améliorations possibles et signaler les problèmes dès qu'ils se présentent.

7. Automatisez vos flux de travail

Gmelius vous permet de créer des tableaux Kanban partagés directement dans Gmail. Vous pouvez ensuite automatiser les flux de travail des tableaux Kanban en assignant automatiquement certaines tâches ou emails aux membres de l'équipe. Cela vous permet de gagner un temps considérable en matière de délégation.

‍

Vous pouvez également ajouter automatiquement le statut "en attente" à toutes les tâches d'une colonne spécifique.

8. Intégrer les tableaux Kanban dans votre pile d'outils

Gmelius ne s'intègre pas seulement à Gmail, il se synchronise également avec Trello. Cela signifie que vous n'avez pas besoin d'un outil de tableau Kanban distinct et que vous pouvez conserver toutes les informations relatives aux projets de votre équipe dans les outils que vous utilisez déjà.

En faisant en sorte que Gmelius se synchronise entre Trello et Gmail, vous évitez de créer des silos d'informations et de perdre du temps à copier/coller des informations entre les outils. Sans compter qu'il n'y a aucun risque que des informations se perdent au cours du processus.

C'est bien ? Apprenez comment ajouter tableaux Kanban directement dans Gmail avec Gmelius et faites-en l'essai.

Exemples de tableaux Kanban pour différents types de projets

Conseil "Get Things Done

Gmelius est livré avec un tableau Kanban standard "Get Things Done" qui vous permet très simplement de déplacer les tâches de l'équipe de "To Do" à "In Progress" et "Closed", avec une colonne supplémentaire "Pending" pour les choses qui sont en attente ou qui nécessitent plus d'informations.

Ce type de tableau est idéal pour garder une vue d'ensemble de toutes les tâches et de tous les projets en cours. Les projets à plusieurs étapes peuvent avoir leur propre tableau Kanban, mais ils peuvent être représentés par une seule carte sur le tableau "Get Things Done", ce qui vous permet de savoir s'ils sont encore "à faire", s'ils sont en cours de réalisation ou s'ils sont finalisés.

Le tableau Kanban "Get Things Done" est également idéal pour les tâches ponctuelles ou en une seule étape qui ne s'inscrivent pas dans le cadre d'un projet plus vaste, mais que vous souhaitez garder à l'œil pour vous assurer qu'elles sont réalisées.

Conseil d'administration de l'équipe

Gmelius propose également un modèle de tableau d'équipe qui vous permet de vérifier rapidement la charge de travail de votre équipe et de vous assurer que les tâches sont réparties équitablement entre les membres de l'équipe. Le tableau vous montre qui travaille sur quelles tâches et quelle est leur progression.

Conseil du pipeline des ventes

Le tableau Kanban du pipeline des ventes de Gmelius offre un moyen clair de suivre vos prospects dans votre pipeline des ventes. Utilisez les colonnes "Contacté", "Qualifié", "Gagné" et "Perdu" telles quelles ou développez-les si votre pipeline est plus complexe.

Voici quelques autres types de projets que vous pouvez gérer visuellement avec les tableaux Kanban :

• l'accueil des clients.
• la production de contenu.
• l'accueil des nouveaux employés ou entrepreneurs.
  
  

5 des meilleurs outils de tableau Kanban

1. Gmelius

Gmelius est un outil de gestion de projet qui transforme votre Gmail en un espace de collaboration d'équipe. Créez des boîtes de réception partagées pour gérer en collaboration le pipeline de votre groupe emails (ventes@, support@) à l'aide de tableaux Kanban. Créez des étiquettes partagées pour partager sélectivement emails avec les membres de l'équipe, attribuer automatiquement emails ou des tâches aux membres de l'équipe, et transformer n'importe quel projet en tableau Kanban directement dans votre boîte de réception.

Gmelius s'intègre et se synchronise également avec Trello et Slack, ce qui signifie que les membres de l'équipe peuvent travailler dans l'outil de leur choix sans qu'aucune information ou communication ne se perde ou ne doive être copiée. Gmelius propose également une API publique, et les adeptes du no-code pourront créer leurs propres déclencheurs et actions en quelques clics grâce à Zapier. 

Prix : Les tableaux Kanban de Gmelius sont disponibles sur des plans payants, à partir de 9$ par utilisateur et par mois (facturés annuellement) ; un essai gratuit est disponible. 

2. Miro

Miro est un tableau blanc numérique collaboratif livré avec une large collection de modèles de gestion de projet. Vous pouvez également commencer par une toile blanche et utiliser les équivalents virtuels des notes autocollantes, du dessin à la main et d'autres widgets pour créer votre propre flux de travail visuel.

Miro est plus une planche à dessin virtuelle qu'un pur outil Kanban et se prête donc à la création de tout, des organigrammes aux rapports, en passant par les feuilles de route. Il s'intègre à plus de 70 autres outils, tels qu'Adobe XD, Airtable et Slack.

Prix : Miro offre jusqu'à 3 planches sur son plan gratuit. 

3. Trello

Trello est un outil de tableau Kanban à la base, et il a gardé pour objectif d'offrir une expérience de gestion de projet visuelle exceptionnelle. Il vous permet d'organiser facilement les tâches dans des catégories ou en ajoutant des étiquettes et des tags, d'automatiser les tâches à l'aide de la fonction Butler de Trello et de définir des rappels pour les échéances. Il permet également de créer des listes de contrôle avec un indicateur de progression, parmi un grand nombre d'autres fonctionnalités.

Trello s'intègre à un large éventail d'outils, notamment Gmelius, Slack et Google Drive. 

Prix : Trello propose jusqu'à 10 tableaux Kanban dans sa version gratuite. 

4. ClickUp

ClickUp se présente comme "l'application unique qui les remplace toutes". Il s'agit d'un outil de gestion de projet doté d'un large éventail de vues de projet, telles que le tableau Kanban, mais aussi d'une fonction de documents, d'une fonction de chat, d'une fonction de calendrier, d'une fonction de définition d'objectifs, etc. En tant que tel, il pourrait être une bonne option si vous souhaitez remplacer votre pile entière. Cependant, si vous recherchez uniquement un outil de tableau Kanban, ClickUp est probablement un peu excessif.

ClickUp s'intègre à de nombreux autres outils, tels que Slack, Toogl, Google Drive et Zoom.

Prix : l'utilisation des tableaux dans ClickUp nécessite de souscrire à un plan payant de 5 $ par utilisateur et par mois (facturation annuelle), mais vous pouvez commencer par un essai gratuit. 

5. Lundi.com

Monday est un outil de gestion de projet primé qui permet aux utilisateurs d'automatiser les tâches répétitives du flux de travail et de basculer entre différentes vues du flux de travail, d'un tableau Kanban à une liste et une vue cartographique. Il dispose également d'un excellent tableau de bord de rapports qui vous permet de suivre les progrès de votre équipe et intègre des outils tels que Zoom, Google Calendar et Gmail.

Prix : Monday offre un essai gratuit et les plans commencent à 8$ par utilisateur et par mois (facturés annuellement).

Obtenez une vue d'ensemble instantanée du flux de travail grâce aux tableaux Kanban.

Les tableaux Kanban facilitent la gestion de projet en visualisant les différentes étapes du flux de travail de votre équipe. Utilisez les meilleures pratiques Kanban énumérées dans cet article pour optimiser votre utilisation des tableaux Kanban et en faire un outil de productivité puissant, qui maintiendra votre équipe en phase et heureuse.

Et si vous voulez faire des tableaux Kanban une partie intégrante de la pile de votre équipe, essayez gratuitement Gmelius pour pouvoir créer des tableaux directement dans Gmail et assigner des tâches automatiquement.