Qu'est-ce qu'une boîte de réception partagée et comment en créer une dans Gmail ?
Qu'est-ce qu'une boîte de réception partagée et comment en créer une dans Gmail ?
Lina Yakunina
Responsable du marketing produit
/ Dernière mise à jour :
November 30, 2022
Allons droit au but...
Commencez avec la première boîte de réception partagée au monde qui vit dans Gmail.
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Transformez votre site emails le plus efficace en modèles intelligents que vous pouvez partager avec votre équipe dans Gmail.

Si le terme est tout nouveau pour vous ou si vous souhaitez simplement vous rafraîchir la mémoire, commencez par le début. Ne vous inquiétez pas, c'est une lecture rapide.

Dans cet article, nous allons couvrir :
- Qu'est-ce qu'une boîte de réception partagée ?
- Pourquoi votre équipe devrait-elle utiliser une boîte de réception partagée ?
- Quelle est la meilleure boîte de réception partagée pour les équipes ?
- Quels sont les cas d'utilisation typiques d'une boîte de réception partagée ?
- Et quelques autres questions fréquemment posées sur les boîtes de réception partagées ?

Si vous êtes déjà familiarisé avec les boîtes de réception partagées, vous pouvez passer directement à la section "pourquoi votre équipe devrait en utiliser une", ou consulter quelques "cas d'utilisation typiques" pour voir les boîtes de réception partagées en action.  

Si vous cherchez à savoir quelle boîte de réception collaborative est la mieux adaptée au flux de travail de votre équipe, consultez la rubrique "La meilleure boîte de réception partagée pour les équipes".

Qu'est-ce qu'une boîte de réception partagée ?

Vous avez peut-être déjà entendu ces termes : Boîte de réception partagée. Boîte de réception collaborative. Groupe email. Équipe email.

Ou peut-être que vous ne l'avez pas fait. Mais si vous travaillez dans un environnement d'équipe et que la plupart de vos communications sont centrées sur email... cette seule pensée donnera à votre équipe des sentiments d'espoir et de possibilité.

Les boîtes de réception partagées, lorsqu'elles sont véritablement conçues pour les équipes, sont l'outil idéal pour une collaboration efficace. Votre entreprise peut créer des boîtes de réception partagées pour des adresses spécifiques email , inviter les membres de l'équipe concernés et les laisser gérer ensemble.

Une adresse sales@yourcompany email pour votre équipe de vente ; support@yourcompany pour votre équipe d'assistance.

Un pour info@, jobs@, billing@ - ou tout ce que le flux de travail de votre entreprise exige. 

Qu'y a-t-il de si génial dans les boîtes de réception partagées ?

La gestion d'un groupe email en tant qu'équipe sans la structure appropriée peut conduire à beaucoup de suppositions (qui a vu/ouvert cette email? est-ce que quelqu'un s'en occupe déjà), de frustration (car garder tout le monde dans la boucle implique beaucoup de transferts et de cc, ce qui inonde la boîte de réception de chacun), ou pire - des erreurs (oh attendez, 2 membres de l'équipe ont répondu à la même demande du client !)

Email Les boîtes de réception partagées permettent à chacun de travailler ensemble et de s'attaquer à la charge de travail entrante en sachant qui travaille sur quoi. Le partage et la délégation de email deviennent clairs et simples.

Finis les Cc internes, les transferts et les boîtes de réception encombrées.

Et comme toutes les activités sont synchronisées en temps réel, vous pouvez être sûr que tout le monde est sur la même longueur d'onde. Cela signifie que la responsabilité est claire et qu'il n'y a plus de confusion. Plus d'erreurs, ni d'opportunités manquées.

Avant d'aborder les avantages et les cas d'utilisation des boîtes de réception partagées, voyons pourquoi votre équipe devrait en utiliser une dès le départ.

Pourquoi votre équipe devrait-elle utiliser une boîte de réception partagée ?

Email n'a pas été conçu pour la collaboration en équipe et il ne faut pas longtemps aux équipes pour s'en rendre compte.

En tant qu'outil de communication individuelle, email est un excellent outil et, pour être honnête, il a fait de son mieux pour s'adapter aux équipes modernes. Mais les environnements de travail avec des communications constantes, internes et externes, ont étiré email dans des formes pour lesquelles il n'a pas été conçu.

Le volume des communications augmente, tout comme la nécessité de collaborer. Les équipes de travail ont des actions réelles qui doivent être exécutées en réponse à chaque email.

L'arrivée de email entraîne normalement une discussion au sein de l'équipe, suivie d'une série d'actions impliquant plusieurs membres et plusieurs services. Le tout avec des retours périodiques à ce email - soit comme point de référence pour réinformer, soit comme source de données supplémentaires au fur et à mesure que de nouveaux emails arrivent.

Que font donc les équipes ? Dans la plupart des cas, elles trouvent des solutions de contournement. Aussi uniques soient-elles, ces solutions ne sont tout simplement pas efficaces et certainement pas viables à mesure que votre équipe s'agrandit.

À une extrémité de l'extrême, on trouve les équipes qui partagent physiquement un ordinateur afin d'accéder à la même boîte de réception. Un mauvais pas, dans la mauvaise direction, sont les équipes qui partagent des mots de passe afin d'accéder au même groupe email. 

Il n'est pas nécessaire d'aborder les questions de sécurité à ce sujet. Ou les problèmes d'organisation. Ou le fait que votre client email ne le permet probablement pas.

De l'autre côté de l'extrême, on trouve des entreprises qui utilisent des outils surdimensionnés dont elles n'ont pas vraiment besoin. Des outils qui promettent de tout régler mais qui, en fait, ne font qu'empirer les choses. 

Des "solutions" partagées en dehors de votre boîte de réception ! ?

Il est frustrant de se voir promettre une "solution" de boîte de réception partagée qui, assez ironiquement, vit en dehors de votre boîte de réception !

La première des nombreuses plaintes de votre équipe sera le temps et les efforts nécessaires pour apprendre cet autre outil. Sans parler du fait de devoir gérer les données entre votre client original email et cette nouvelle plateforme tierce. La synchronisation sporadique est un problème courant avec les solutions qui vivent en dehors de votre boîte de réception. 

Vous pouvez vous attendre à une équipe frustrée qui a besoin de sessions de formation et de longues périodes d'intégration, car elle doit se battre pour gérer plusieurs plateformes.

Cela montre que le simple fait d'avoir une "boîte de réception partagée" ne résout pas les problèmes de votre équipe, ce qui vous oblige à examiner pourquoi toutes les boîtes de réception partagées ne sont pas égales.

Pourquoi certaines boîtes de réception partagées sont-elles meilleures que d'autres ? Et laquelle est la meilleure pour votre équipe ?

Lorsqu'il s'agit du flux de travail de votre équipe, la bonne boîte de réception partagée peut faire la différence entre un succès organisé ou un échec frustrant. 

Quelle est la meilleure boîte de réception partagée pour les équipes ?

Maintenant que nous avons une idée générale de ce qu'est une boîte de réception partagée, voyons en détail pourquoi certaines sont meilleures que d'autres.  

Une boîte de réception partagée permet d'organiser les messages reçus à l'adresse emails, mais elle n'est pas d'un grand secours pour le travail réel que vous devez accomplir après avoir reçu le message email.

La plupart des boîtes de réception partagées n'incluent pas les fonctions d'accompagnement qui bénéficieront réellement au flux de travail de votre équipe.

En quoi les boîtes de réception partagées de Gmelius sont-elles différentes ? 

Gmelius pousse plus loin le concept de boîtes de réception partagées dans le flux de travail de votre équipe.

Pour commencer, les boîtes de réception partagées de Gmelius sont conçues avec une approche collaborative. Cela signifie que votre équipe aura la possibilité de travailler ensemble sur la gestion des clients et des projets - sans quitter leurs boîtes de réception. Pas seulement les communications, mais le travail réel qui en découle. Avec Gmelius, vous pouvez mener à bien les tâches associées, en offrant un moyen facile de collaborer et de garder tout le monde dans la boucle.

Une fois que vous aurez installé Gmelius, votre boîte de réception Gmail sera transformée en votre nouvel espace de travail. Vous y trouverez non seulement des boîtes de réception et des libellés Gmail partagés, mais aussi une foule d'autres fonctions de collaboration en équipe et d'automatisation des flux de travail.

Mais ne vous y trompez pas. Gmelius s'intègre élégamment dans le Gmail que vous connaissez. Les fonctionnalités sont à l'écart lorsque vous n'en avez pas besoin et facilement accessibles lorsque vous en avez besoin.

Vos nouvelles boîtes de réception partagées seront organisées avec un ensemble de sous-dossiers, ce qui facilitera le suivi et la gestion de plusieurs boîtes de réception avec votre équipe.

 

Les boîtes de réception partagées de Gmelius sont organisées dans un souci de clarté et conçues pour la collaboration.

Vous pouvez facilement partager emails et les déléguer à des membres spécifiques de l'équipe.

C'est fait en un clic !

Il en va de même pour le changement de statut, qui passe de "Attribué" à "En attente" et "Fermé", ce qui vous donne une visibilité claire de l'évolution de emails et des tickets.

L'ajout de balises à emails donne à vos coéquipiers un contexte supplémentaire. Ils peuvent collaborer davantage en coulisses avec des notes privées. Si vous mentionnez vos coéquipiers, vous partagerez automatiquement la conversation et leur enverrez une note qui s'affichera dans un fil de discussion à côté de chaque email.

Avec Gmelius, votre équipe peut oublier les doublons et les collisions sur emails. Les membres de l'équipe verront les avatars des autres s'ils consultent un site partagé email, et l'ellipse rouge clignotera en temps réel s'ils répondent.

Comme vous pouvez le constater, Gmelius suralimente votre boîte de réception Gmail afin que plus aucun emails ne tombe dans les mailles du filet. Pensez à la frustration de votre équipe chaque fois qu'un email est manqué. Moins de frustration rendra votre équipe plus heureuse.

De plus, Gmelius propose des analyses exploitables pour votre boîte de réception partagée.

Analyse de Gmelius pour la boîte de réception partagée de Gmail

Avec des chiffres clairs pour évaluer la charge de travail et les délais d'exécution de votre équipe, vous pouvez en toute confiance optimiser la répartition de la charge de travail et améliorer les temps de réponse de email .

Et comment, me direz-vous ? Là encore, Gmelius vous propose une suite d'optimisation des flux de travail sans code, afin de mieux répartir le travail et d'automatiser les tâches répétitives (comme l'attribution de emails spécifiques à un collègue donné, ou la délégation de nouvelles demandes au membre de l'équipe ayant le moins de emails attribué).

Pour mieux comprendre comment Gmelius fait de votre boîte de réception le meilleur outil de collaboration, voyons comment des équipes de toutes tailles, dans de nombreux secteurs, utilisent Gmelius.

Essayez Gmelius - C'est gratuit

Quels sont les cas d'utilisation typiques d'une boîte de réception partagée ?

La gestion des groupes emails comme sales@ et support@ n'a jamais été aussi facile, mais les boîtes de réception partagées de Gmelius servent également de base aux flux de travail de votre équipe, notamment la gestion des clients, des projets et des comptes.

sales@votreentreprise

Les équipes de vente utilisent Gmelius comme un outil complet d'automatisation des ventes, pour étendre leurs activités et rationaliser les flux de travail de leurs équipes. 

Encore une fois, Gmelius est bien plus qu'une simple boîte de réception partagée, ce qui permet aux équipes commerciales de.. :

  • Travailler ensemble sur l'arrivée de emails à partir de leur boîte de réception partagée.
  • Organiser les conversations par nom de client avec les étiquettes partagées de Gmail
  • Partage et affectation des conversations pour une responsabilisation claire
  • Automatiser leurs actions de vente avec des séquences intelligentes
  • Accélérer et étendre les communications avec des modèles personnalisés email
  • Collaborez en coulisses grâce à email notes.
  • Transformez emails en cartes de tâches et ajoutez-les à des tableaux kanban de type Trello.
  • Obtenez une visibilité claire de votre pipeline de vente sur ces tableaux partageables.
  • Et plus encore

La base de ce flux de travail est la boîte de réception partagée sales@yourcompany.

support@votreentreprise

Oui, vous pouvez transformer votre boîte de réception Gmail en service d'assistance pour votre entreprise. 

Non, vous n'avez pas besoin d'un logiciel d'assistance coûteux et difficile à utiliser.

Gmelius est la meilleure alternative aux solutions surchargées. Il permet à votre équipe de fournir le meilleur support possible sans quitter sa boîte de réception Gmail.

  • Créez une boîte de réception partagée avec une billetterie de type help desk
  • Partagez emails et attribuez-les en tant que tickets pour une responsabilité claire.
  • Modifier les statuts et ajouter des balises pour le contexte
  • Accélérer les communications d'assistance grâce aux modèles personnalisés email
  • Organiser les conversations par nom de client avec les étiquettes partagées de Gmail
  • Collaborez en coulisses avec les notes email
  • Transformez emails en cartes de tâches et ajoutez-les à des tableaux kanban de type Trello.
  • Surveillez facilement les filières de soutien sur ces tableaux partageables.
  • Et plus encore

Gmelius permet à votre équipe de gérer facilement votre adresse support@ email en transformant vos emails en tickets de type helpdesk.

"______"@votrecompagnie

Quel que soit votre cas d'utilisation, Gmelius simplifiera les flux de travail de votre équipe. Et la mise en route est facile. Vous pouvez créer une boîte de réception partagée en quelques étapes simples à partir de votre tableau de bord Gmelius. 

Il est clair que si vous faites partie d'une équipe qui s'appuie fortement sur email - vous avez besoin d'une boîte de réception partagée.

Si votre équipe travaille ensemble sur la gestion des clients et des projets, vous avez besoin de Gmelius. 

Installez Gmelius et transformez la façon dont votre équipe communique, collabore et accomplit son travail.

Essayez Gmelius - C'est gratuit

Et quelques autres questions fréquemment posées sur les boîtes de réception partagées...

Faut-il un identifiant ou un mot de passe distinct pour une boîte de réception partagée ?

Non. Les boîtes de réception partagées Gmelius sont intégrées à votre boîte de réception standard. Une seule connexion, un seul mot de passe, une seule boîte de réception. Votre nouvelle boîte de réception partagée est située de manière transparente dans le panneau de gauche de votre boîte de réception Gmail ou G Suite. 

Qui reçoit les réponses entrantes dans une boîte de réception partagée ?

Tous les utilisateurs de la boîte de réception partagée recevront et auront un enregistrement de toutes les réponses. En fonction de votre flux de travail, vous pouvez choisir d'"assigner" emails à des coéquipiers spécifiques, faisant d'eux le propriétaire délégué de cette conversation.

Quelle est la meilleure façon de déterminer qui répond à une boîte de réception partagée ?

Les boîtes de réception partagées de Gmelius vous permettent de structurer le meilleur flux de travail pour votre équipe. Le partage, les affectations et les tickets de Email permettent de clarifier les responsabilités. Ainsi, tout dépend de vous : qui peut consulter et surveiller le site emails et qui est responsable de répondre.

Peut-on envoyer un email à partir d'une boîte de réception partagée ?

Oui, tout membre d'une boîte de réception partagée peut envoyer emails avec l'adresse "from" de cette boîte de réception partagée particulière. Par exemple, tout membre de l'adresse email de sales@yourcompany peut envoyer et répondre à son emails - directement à partir de leurs boîtes de réception respectives.

Pourquoi une boîte de réception partagée est-elle préférable à un groupe Google ?

Google Groupes ne bénéficie pas des principaux avantages des boîtes de réception partagées de Gmelius : la possibilité de collaborer en temps réel et la synchronisation complète de toutes les activités de la boîte de réception partagée avec votre boîte de réception personnelle. Google Groupes n'est pas accessible depuis votre boîte de réception Gmail ou G Suite. Cela signifie que votre équipe devra gérer deux boîtes de réception, chacune sur des plateformes distinctes. Et vous ne saurez pas si quelqu'un a répondu ou quel est le statut actuel d'une conversation. Avec Gmelius, toutes les réponses et les activités de la boîte de réception sont synchronisées, en temps réel, entre tous les membres de la boîte de réception et tous leurs appareils. 

Qu'est-ce qu'une boîte de réception collaborative ?

Si vous cherchez "boîte de réception collaborative" sur Google, la plupart des résultats vous mèneront à Google Groupes. Mais pour les raisons mentionnées dans la réponse précédente, Google Groups n'est pas la meilleure solution pour les équipes qui cherchent à collaborer réellement. Chez Gmelius, nous définissons la boîte de réception collaborative comme une adresse email transformée en hub central permettant à votre équipe de travailler ensemble. Ils peuvent communiquer et collaborer réellement, non seulement sur les messages entrants emails mais aussi sur les nombreuses actions de workflow qui en découlent. Gmelius est une boîte de réception collaborative.

Qu'est-ce qu'une boîte de réception partagée, déjà ?

Une boîte de réception partagée est la réponse aux problèmes de communication interne et externe de votre équipe. Lorsqu'elle est intégrée à une solution complète comme Gmelius, avec des fonctions de collaboration et d'automatisation, elle est la clé du succès de votre équipe. 

Installez Gmelius et transformez votre boîte de réception en espace de travail pour votre équipe !

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