Qu'est-ce que la gestion du site Email ? Logiciels, stratégies et solutions

S'il est essentiel de se tenir au courant de l'actualité sur emails pour maintenir la communication avec les clients et les autres membres de l'équipe, cela peut prendre beaucoup de temps dans votre journée de travail et vous détourner des tâches essentielles. 

Une solution de gestion email peut contribuer à résoudre les problèmes courants associés à une boîte de réception encombrée afin d'aider votre équipe à mieux collaborer sur les tâches entrantes. Mais vous vous demandez peut-être : Qu'est-ce que la gestion de email ? Comment puis-je la mettre en œuvre dans mon entreprise ?

Qu'est-ce que la gestion du site Email ?

Email La gestion du courrier électronique est le processus d'organisation, de capture et de réponse à un volume élevé de courrier entrant emails reçu par une organisation. De nombreuses entreprises reçoivent une grande quantité de courrier interne emails. Par exemple, lorsqu'une équipe d'assistance reçoit des demandes de clients dans une boîte aux lettres partagée comme support@ ou qu'une équipe d'exploitation reçoit des commandes par courriel dans sa boîte aux lettres orders@.

Problèmes courants que Email Management aide à résoudre

Une solution de gestion email peut aider à résoudre les problèmes que votre équipe peut rencontrer lors de la communication entre départements. Cela peut inclure :

Le désordre dans la boîte de réception

Pour beaucoup, la gestion de email consiste à trier emails et à vider une boîte de réception, mais cette méthode effectuée manuellement ne peut produire de résultats efficaces à long terme. Le nombre moyen de emails qu'une personne a dans sa boîte de réception est d'environ 200. Si ce nombre peut sembler gérable, il peut rapidement augmenter car un travailleur moyen reçoit 121 emails par jour. S'il n'est pas géré correctement, il peut en résulter plus de 600 emails nécessitant une réponse à la fin de la semaine.

Une boîte de réception encombrée peut avoir des conséquences négatives pour une entreprise, car des demandes importantes peuvent ne pas être lues et des conversations précieuses peuvent disparaître. Les conversations se déroulent souvent en ligne via email pour une équipe distante ou hybride. Ces conversations peuvent contenir des informations précieuses que les membres de l'équipe et la direction doivent traiter. Lorsque ces conversations disparaissent, il n'existe aucune trace des informations auxquelles se référer. Par conséquent, la gestion de email est cruciale pour contrôler l'encombrement des boîtes de réception et améliorer les processus d'une équipe à distance. 

Longues listes de Cc

Veiller à ce que les membres de l'équipe reçoivent une copie des documents importants ( emails ) est essentiel pour maintenir la communication ; toutefois, il est difficile de suivre les longs fils de discussion ( email ). Cela réduit également la productivité, car il faut passer beaucoup de temps à s'assurer que les bons membres de l'équipe sont inclus dans les tâches. 

Tenue de dossiers

Conserver la trace de l'entreprise emails permet de s'assurer que les demandes importantes sont bien documentées et conservées en toute sécurité. Comme la plupart des échanges entre entreprises se font par le biais de email, ces conversations constituent des enregistrements essentiels pour une entreprise. Si ces emails disparaissent, cela peut être préjudiciable à l'entreprise. 

Déléguer/assigner des tâches

La délégation de tâches et l'attribution de projets peuvent prendre beaucoup de temps dans la journée. Et si votre équipe travaille à distance, faire un saut au bureau d'un collègue n'est pas aussi simple. Chaque échange se fait par le biais de diverses plateformes de communication, et si la discussion ne nécessite pas une réponse immédiate, email est le premier choix pour communiquer. Cependant, entre la gestion de plusieurs comptes email et le fait de jongler avec de nombreuses tâches, les délais de réponse peuvent augmenter en attendant que le bon membre de l'équipe réponde. 

Comment une solution de gestion Email peut profiter à votre équipe

La communication asynchrone étant l'avenir du travail à distance, le logiciel de gestion email peut aider votre équipe à organiser les tâches, à déléguer les affectations et à automatiser le flux de travail au sein d'une plateforme unique email .

Alors, qu'est-ce qu'un logiciel de gestion email ? 

Email Le logiciel de gestion de Gmail aide votre équipe à organiser, trier et répondre à de gros volumes de emails de manière collaborative. Et si votre équipe utilise Gmail, alors Gmelius est la solution idéale pour vous. 

Gmelius est la plateforme de collaboration pour Gmail qui aide les membres de l'équipe à rationaliser le processus email , à améliorer la communication et à répartir efficacement leur charge de travail. Lorsque vous recherchez une solution de gestion de email , Gmelius offre une variété de fonctionnalités pour aider à améliorer la stratégie de vos équipes lorsqu'elles abordent une boîte de réception encombrée.

Boîte de réception partagée, étiquettes Gmail partagées, automatisation, et plus encore avec Gmelius

La gestion d'une boîte de réception encombrée n'est plus un problème lorsque vous mettez en œuvre une solution de gestion robuste de email pour votre équipe. Gmelius permet à vos équipes de gérer les groupes emails comme support@ ou info@ beaucoup plus rapidement grâce à l'utilisation d'une boîte de réception partagée. Une boîte de réception partagée donne à chaque membre de l'équipe la possibilité de gérer n'importe quel email d'entreprise que vous souhaitez via Gmail. Un outil de collaboration d'équipe tel qu'une boîte de réception partagée peut aider votre équipe :

• Éliminez le désordre en gérant l'entreprise emails en équipe.
• Déléguer des missions à des membres spécifiques de l'équipe
• Mener des conversations internes sur le côté d'un email 
• Transformez emails en tickets exploitables avec les tableaux Kanban de Gmail
  

Comment cela fonctionne-t-il ? 

Une fois que vous aurez installé Gmelius, votre boîte de réception Gmail se transformera en votre nouvel espace de travail. Notre outil de gestion email s'intègre parfaitement à une plate-forme que vous connaissez déjà. Gmelius abrite non seulement une boîte de réception partagée pour votre équipe, mais aussi des étiquettes Gmail partagées et une foule d'autres fonctionnalités pour la collaboration d'équipe et l'automatisation des flux de travail.

Les étiquettes Gmail partagées peuvent avoir un impact important sur votre équipe. Par exemple, ce dossier "important" auquel vous ajoutez toujours plus de emails ? Vous n'avez plus à vous y attaquer seul. Votre équipe peut partager des libellés Gmail nouveaux ou existants et synchroniser les conversations en temps réel entre les membres de l'équipe. 

De plus, Gmelius permet d'intégrer Gmail à d'autres plateformes de communication telles que Slack ou Trello. Ceci est réalisé grâce à notre architecture d'intégration bidirectionnelle qui permet à votre équipe de connecter ensemble les outils du quotidien. En outre, vous pouvez convertir n'importe quelle conversation en carte de tâches et gérer les boîtes de réception et les projets avec les tableaux Kanban de Gmail, unoutil de gestion de projet visuel. Cet élément peut aider les membres de l'équipe à voir ce qui doit être terminé, les tâches en cours et celles qui sont en attente.

Étant donné que l'on passe beaucoup de temps à faire des allers-retours entre plusieurs comptes email et à envoyer des copies de contrôle à ses collègues, votre équipe peut abandonner les longs fils de discussion email et se concentrer davantage sur la collaboration via une seule plateforme. Gmelius peut encore simplifier ce problème en utilisant l'automatisation. 

L'automatisation de emails peut aider les bons membres de l'équipe à se concentrer sur les emails qui les concernent. La distribution du flux de travail est essentielle pour que le bon emails soit attribué à la bonne personne de contact afin d'augmenter les temps de réponse et de fournir un contexte sur les tâches qui doivent être confiées à un membre spécifique de l'équipe. En outre, notre logiciel peut reconnaître des mots particuliers dans un message email, par exemple "retour" ou "facture", afin que emails puisse être délégué correctement au bon membre de l'équipe pour automatiser les processus quotidiens de votre entreprise et augmenter le flux de travail. Votre équipe peut choisir des déclencheurs et définir des conditions pour l'attribution automatique de emails, appliquer des balises et des notes pour le contexte.

Email Le logiciel de gestion de groupe permet à votre équipe de retrouver le temps dont elle a tant besoin dans sa journée. Le fait que tous les membres de l'équipe gèrent le groupe emails peut garantir que les emails importants sont lus, étiquetés et traités à temps. Cette méthode de gestion améliorera également l'organisation, de sorte que chaque email aura un endroit où être stocké pour garantir que les conversations importantes sont bien documentées et traitées. Ces emails peuvent être supprimés afin de libérer l'espace nécessaire à votre boîte de réception.

Quand on se demande : Qu'est-ce que la gestion de email ? Cela va bien au-delà de la simple organisation d'une boîte de réception. Et le logiciel de gestion email peut aider votre équipe à utiliser des fonctionnalités de qualité qui peuvent avoir un impact important sur le flux de travail quotidien de votre entreprise pour maximiser l'efficacité, la productivité et améliorer la collaboration à long terme. 

Êtes-vous prêt à utiliser Gmelius comme outil de gestion de votre équipe email ? Découvrez nos fonctionnalités et nos intégrations et apprenez comment Gmelius est conçu pour améliorer la communication et la collaboration entre les équipes. Vous êtes prêt à commencer ? Inscrivez-vous aujourd'hui !