Comment la Croix-Rouge française utilise 8 000 boîtes de réception partagées pour créer des usages collaboratifs pour 40 000 employés et volontaires

La Croix-Rouge française est à la fois une association de 60 000 bénévoles engagés depuis près de 150 ans sur de nombreux fronts dans la lutte contre la précarité et une entreprise à but non lucratif qui compte 20 000 salariés dans plus de 700 établissements.

Comme vous pouvez l'imaginer, il y a beaucoup de communication et de coordination email en interne et en externe pour cette Société nationale de la plus grande entité humanitaire du monde.

Le problème

Email n'est pas conçu pour la collaboration

En migrant 10 000 groupes emails de Microsoft Outlook vers Google Workspace, la Croix-Rouge française était à la recherche d'une plateforme à ajouter à Gmail avec plus de capacités de collaboration par le biais de l'attribution de conversations email , de l'ajout de balises et de la collaboration à l'aide de notes email .

Frédéric Bousson, le directeur des technologies de l'information, et Juliette Valains, la responsable de la transformation numérique, cherchaient également un moyen simple de transférer des informations en toute sécurité d'un bénévole ou d'un membre du personnel à un autre lors des transitions d'emploi ou des changements de poste. Ils avaient besoin d'un moyen de transférer le flux de communication email avec plus de transparence, d'appropriation et de délégation de la charge de travail entre des milliers d'initiatives et de travailleurs.

Gmelius offre des fonctionnalités de boîte de réception partagée qui leur permettent de conserver leurs boîtes de réception partagées lors de la migration et de créer de nouveaux usages collaboratifs, de transférer les informations de manière plus sécurisée et de répartir la charge de travail plus efficacement.

Nous devions migrer 10 000 groupes emails de Microsoft Outlook vers Google Workspace. Gmelius nous a aidé à les convertir en boîtes de réception partagées offrant davantage de possibilités de collaboration.

- Juliette, responsable de la transformation numérique

‍

La solution

Un déploiement simple de Gmelius

L'intégration de plus de 40 000 personnes est aussi difficile qu'il n'y paraît, mais l'équipe de la Croix-Rouge française était déterminée à créer un espace plus collaboratif et sécurisé, non seulement pour ses 15 000 employés, mais aussi pour plus de 30 000 bénévoles dynamiques.

La caractéristique la plus intéressante de Gmelius est qu'il est automatiquement intégré dans la boîte de réception Gmail de chaque utilisateur pour un déploiement simple. Il n'y a pas de nouvel outil à adopter et son installation prend quelques secondes.

Pour que l'intégration soit réussie, il a été prévu de commencer par l'une de nos principales fonctionnalités, les boîtes de réception partagées, mais en limitant les utilisateurs à l'attribution et au statut de emails. C'était le point de départ pour former progressivement plus de 40 000 personnes à l'adaptation d'une nouvelle méthode de travail collaborative.

Aujourd'hui, la Croix-Rouge française utilise 8 000 boîtes de réception partagées pour trois usages principaux :

• Boîte de réception de l'entreprise : liée au rôle spécifique d'une personne
• Boîte de réception d'équipe à usage externe : par exemple, boîte de réception globale partagée pour une équipe d'assistants dans un hôpital ou une équipe de secouristes dans un bureau local de la Croix-Rouge qui doivent communiquer avec les autorités locales.
• Boîte de réception d'équipe à usage interne : par exemple, l'équipe informatique en charge du déploiement de Google Workspace, répondant aux questions internes ; ou pour le département de la communication au siège de la Croix-Rouge française.

‍

Le résultat

Sécurité accrue et temps de réponse rapides

Vous vous demandez peut-être comment une simple fonctionnalité peut améliorer les conditions de travail de plus de 40 000 personnes.

Voici les avantages que la Croix-Rouge française a constatés à l'échelle de l'entreprise depuis qu'elle a mis en œuvre les boîtes de réception partagées avec Gmelius :

• Distribution plus facile du travail au sein des équipes et allègement des boîtes de réception personnelles (Auparavant, emails était transféré dans les boîtes de réception personnelles).
• Un temps de réponse plus rapide car il est plus facile de voir ce qui est en suspens
• Accès aux boîtes de réception partagées sur les appareils distants
• Accès aux boîtes de réception de l'entreprise pour des rôles spécifiques, utilisées par des personnes ayant quitté l'entreprise, permettant la transmission des connaissances.
• Sécurité accrue : Les boîtes de réception partagées ne sont plus basées sur le partage de mots de passe mais sont désormais partagées avec des personnes spécifiques qui peuvent perdre le droit d'accès sur décision de l'administrateur.

C'est peut-être le début de leur nouvelle façon de travailler, mais ils ont encore beaucoup plus à attendre. Cette initiative a été lancée dans le but de créer un environnement de collaboration plus efficace, plus cohérent et plus asynchrone pour des milliers de travailleurs, ce qui leur permet de consacrer davantage de temps à un impact social plus important.

Les boîtes de réception partagées ont permis à notre organisation de déléguer le travail plus rapidement et de permettre un accès sécurisé et rapide aux boîtes de réception, quel que soit le rôle ou le changement de poste.

-Juliette, responsable de la transformation numérique.