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Seguin Financial aide les entreprises de toutes tailles à rationaliser leurs processus de back-office. Par le biais de services financiers et de consultations, ils permettent à leurs clients de devenir plus efficaces, de réduire leurs coûts et de développer leurs activités.

Afin de fournir le meilleur service possible à sa clientèle, il est important que Seguin Financial dispose d'un système ultra organisé et efficace. La collaboration entre les équipes, les communications organisées et les flux de travail efficaces sont indispensables. C'est là que Gmelius intervient.


Le problème

Pas de propriété claire email

L'équipe de Seguin Financial avait des difficultés à gérer sa boîte de réception. Les messages entrants ( emails ) devaient être transférés manuellement au membre de l'équipe concerné sans qu'il soit possible de suivre leur progression. L'entreprise s'est développée, tout comme ses communications. Elle devait trouver un moyen de clarifier la responsabilité avec un système sur lequel elle pouvait compter.

"Avant Gmelius, nous devions transmettre manuellement emails aux membres de l'équipe ou nous envoyer des CC dans de longs fils de discussion email . Il était devenu trop difficile de gérer nos communications et de servir correctement nos clients."

-Andrew, fondateur

Manque de visibilité

En tant qu'équipe entièrement à distance, il était essentiel pour l'équipe de Seguin Financial d'avoir une visibilité claire sur l'état des projets. Le fondateur Andrew Seguin souhaitait disposer d'un moyen transparent de suivre l'ensemble des communications et des activités de l'équipe sans avoir à dépendre de son personnel pour l'informer de tout problème.

Flux de travail inefficaces

Leur équipe avait besoin d'aligner les communications directement sur leurs flux de travail afin de mieux servir leurs clients. Par exemple, si l'un des membres du personnel était absent, cela signifiait que des messages étaient manqués et que des clients étaient négligés. Ils perdaient également trop de temps à effectuer des tâches répétitives qui pourraient être automatisées.

La solution

Collaboration transparente entre équipes

L'équipe de Seguin Financial utilise Gmelius pour déléguer emails , ce qui permet de clarifier les responsabilités. Et lorsqu'ils souhaitent collaborer avec d'autres services en partageant emails dans Gmail, ils n'ont plus besoin d'encombrer leur boîte de réception avec des copies cachées ou des transferts. Emails est transmis en toute transparence au bon membre de l'équipe.

Une responsabilité claire avec Email Ticketing

L'une des fonctions de Gmelius préférées de l'équipe est la possibilité de traiter emails comme des tickets qui peuvent être attribués et fermés une fois résolus. En particulier pendant la saison des impôts, ils n'ont plus à s'inquiéter de savoir qui est responsable d'un emails spécifique ou, pire encore, si un client emails est oublié.

Flux de travail rationalisés 

L'équipe de Seguin Financial a pu gagner deux minutes par email grâce à Gmelius. Cela peut sembler peu, mais si l'on considère le nombre d'entrées sur emails qu'ils gèrent, cela leur fait gagner des heures par mois. 

En termes de flux de travail quotidiens, leurs opérations de comptabilité nécessitent beaucoup de communications répétitives. Les modèles Gmelius Email aident l'équipe à rationaliser ses communications et à gagner du temps pour se concentrer sur des tâches plus importantes.


Des boîtes de réception ultra organisées 

L'équipe de Seguin Financial utilise plus de 100 étiquettes partagées Gmelius pour organiser ses communications. 

"Sans Gmelius, il serait impossible d'organiser et de gérer nos communications !"

- Andrew, fondateur

Grâce à Gmelius, ils sont en mesure de gérer emails avec facilité et clarté. Les étiquettes partagées Gmelius sont liées aux tableaux Gmelius, ce qui leur donne un moyen visuel d'organiser davantage leurs communications et les tâches qui en découlent. 


L'avenir de Seguin Financial avec Gmelius

Andrew et son équipe sont impatients d'intégrer davantage de fonctionnalités de Gmelius dans leur flux de travail. Le planificateur de réunions de Gmelius et l'intégration bidirectionnelle unique avec Slack leur permettront de minimiser davantage leur pile d'outils et de devenir plus efficaces.

Gmelius est fier d'être la plateforme de collaboration d'équipe à laquelle Seguin Financial fait confiance pour apporter de la valeur à ses clients.