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L'état de la collaboration numérique en 2021.

Nous avons interrogé des travailleurs de la connaissance comme vous pour découvrir les tendances qui façonnent la collaboration numérique. Découvrez ce que nous avons appris et comment faire du site Future of Work votre présent en 2021.
Les trois principaux enseignements :
🚨
#Le premier point douloureux
Fausse urgence
🏆
#Première priorité
Meilleure gestion des projets
⭐️
Satisfaction moyenne à l'égard de la collaboration numérique
6.5/10
Obtenez un crédit de 250 $ sur tous nos plans payés jusqu'au 31 octobre. Valable uniquement pour les nouveaux clients avec une équipe de 3+. Discutez avec nous pour en savoir plus !

Pourquoi nous en soucions-nous et pourquoi devriez-vous

Chez Gmelius, nous sommes obsédés par la simplification du travail d'équipe. En tant que plateforme de collaboration, nous avons vu comment l'année 2020 est devenue cruciale sous nos yeux. Et vous aussi, alors que le travail à distance est passé d'un avantage souhaitable à votre nouvelle normalité.

Honnêtement, nous avons été stupéfaits. Nous avons vu des équipes adopter de nouveaux flux de travail et de nouvelles méthodologies - par exemple, l'utilisation de nos nouveaux tableaux Kanban dans Gmail a augmenté de 700 %.

Comme le dit Salesforce,"2020 n'était pas si mal". Les entreprises ont prouvé qu'elles pouvaient aller plus vite qu'elles ne le pensaient : comme l'a déclaré McKinsey, "en quelques mois seulement , la crise COVID-19 a entraîné des années de changement dans la façon dont les entreprises font des affaires".

Mais avec l'accélération de l'intégration des équipes dans ce nouveau monde du travail, tout est-il encore si facile? Chaque jour, nous aidons nos clients à transformer le travail d'équipe. Et nous sommes témoins à la fois d'opportunités et de défis. Nous avons donc décidé de lancer une enquête pour faire le point sur la collaboration numérique et découvrir les principales priorités des équipes en 2021.

Pourquoi faisons-nous cela ? Bien sûr, cette enquête permettra de nourrir notre feuille de route en matière de produits. Mais nous avons également l'intention de vous inspirer et de vous donner les moyens, à vous et à votre équipe, de faire de Future of Work votre cadeau.

Ce que vous pouvez attendre de cette étude :

  • Vous découvrirez les résultats de notre enquête, ce qui vous permettra de comparer votre expérience avec les réponses d'autres équipes comme la vôtre.
  • Vous y trouverez un guide pratique pour défendre la collaboration numérique en 2021. Identifiez les outils, les flux de travail et les meilleures pratiques qui ont un sens pour votre entreprise.

À propos des données : qui a participé à notre enquête sur la collaboration numérique ?

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Méthodologie

Carte du monde
Nous avons demandé à nos clients et utilisateurs potentiels de répondre à une enquête en ligne de 17 questions entre fin novembre et décembre 2020. Au total, 162 personnes ont répondu à l'enquête. Nous avons ensuite recueilli les réponses et conçu un guide pratique pour aider les équipes à améliorer la collaboration numérique en 2021 sur la base des informations que nous avons recueillies.

Profil des répondants

🏢 Taille de l'entreprise
Sur un total de 162 répondants, le groupe le plus important (31 %) travaillait dans des entreprises de 50 à 250 salariés. 26 % travaillaient dans des entreprises de moins de 10 salariés, 26 % dans des entreprises de 10 à 50 salariés et 15 % dans des entreprises de plus de 250 salariés. Les autres étaient des entrepreneurs indépendants (3 %).

🙋🏻 Taille des équipes
Le groupe le plus important de répondants (43 %) a déclaré travailler au sein d'équipes de 2 à 5 membres, suivi par les équipes de 6 à 10 membres (25 %), les équipes de 11 à 25 membres (15 %). 8 % ont déclaré travailler dans des équipes de plus de 25 personnes et le reste a déclaré travailler de manière indépendante.

🌙Ancienneté
Le groupe le plus important de répondants est celui des chefs d'équipe (37 %), suivi des PDG et des propriétaires d'entreprises (19 %), des membres d'équipe (17 %), puis des cadres supérieurs (13 %). 4 % travaillaient comme administrateurs informatiques et les autres ont déclaré travailler soit comme indépendant (3 %), soit comme autre (5 %).

Points clés

#N°1 La collaboration numérique n'est pas encore parfaite

Lorsqu'on leur a demandé d'évaluer la qualité de la collaboration numérique au sein de leur entreprise, les répondants ont donné une note moyenne de 6,5 sur 10. Bien que la collaboration numérique soit une activité quotidienne des travailleurs de la connaissance, notre enquête révèle qu'elle peut être améliorée.

#2 Le travail à distance a amplifié les points de douleur préexistants

La fausse urgence, le manque de transparence et la collaboration entre les équipes sont les principaux points de difficulté de la collaboration sélectionnés par les répondants. Si ces 3 points étaient déjà présents avant COVID-19, le passage au travail à distance n'a fait que les amplifier.

Les 3 principaux points de douleur

🚨 Fausse urgence

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Quels sont les défis qui empêchent une collaboration efficace, au sein du lieu de travail numérique de votre entreprise ?
Graphique - 1 Fausse urgence
La facilité des outils de communication en temps réel fait que les gens s'attendent à une réponse en temps réel. Mais cette fausse urgence est loin d'être efficace car lorsqu'un membre de l'équipe arrête une tâche pour répondre, il interrompt son flux. Mais il y a de l'espoir : la communication asynchrone prend de l'ampleur et nous vous expliquerons plus tard comment votre équipe peut en tirer profit.
"Plus de communication asynchrone au lieu d'abuser de Slack."

🤷 Manque de transparence

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Quels sont les défis qui empêchent une collaboration efficace, au sein du lieu de travail numérique de votre entreprise ?
Graphique - #2 Manque de visibilité
Le fait de ne pas avoir de vie au bureau réduit les possibilités de conversations formelles et informelles. Pourtant, comment un membre de l'équipe peut-il être performant (ou faire partie de l'équipe) sans information transparente ? Nous avons découvert que les équipes sont très conscientes de cette question et tentent de trouver des moyens de s'améliorer. Des outils intelligents aux processus simplifiés, votre équipe peut adopter de nombreuses solutions faciles.
"Une "vue d'ensemble" de haut niveau, meilleure et plus visible, de tous les projets et questions en cours".

🤝 Collaboration entre équipes

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Quels sont les défis qui empêchent une collaboration efficace, au sein du lieu de travail numérique de votre entreprise ?
Graphique - #3 Collaboration entre équipes

Même sous le même toit, la collaboration entre les équipes s'est avérée être un défi. Des lignes hiérarchiques, des objectifs, des outils, des flux de travail différents... et ces différences ne faisaient que s'accentuer à mesure que les équipes s'éloignaient les unes des autres. Pourtant, les outils, les flux de travail et les objectifs peuvent être unifiés. Lisez la suite pour savoir comment.

"J'aimerais rassembler davantage de nos outils, de nos filières et de nos informations afin que mon équipe ait une meilleure visibilité et une meilleure collaboration entre les différents services."

#3 Les équipes ont essayé plus de 80 nouveaux outils de collaboration

🔧
62%
d'équipes ont ajouté de nouveaux outils de collaboration en 2020
Alors que seulement 3 % ont déclaré avoir réduit leur pile. Les personnes interrogées ont dressé une liste de plus de 80 outils différents, Slack, Zoom, Notion, Trello et Asana étant en tête de liste. Cela démontre à la fois une grande réactivité et une volonté d'expérimenter des outils pour mieux travailler ensemble.
Outils de collaboration dans le nuage de mots

#4 Le coût et la facilité d'achat sont des facteurs déterminants

Quels sont vos critères les plus importants dans le choix d'un nouvel outil de collaboration ?
54% Coût48% Facilité de mise en œuvre44% Caractéristiques35% API29% Facilité de formation29% UX16% Soutien2% Autres
En ces temps incertains, lors du choix d'un nouvel outil de collaboration, le coût et la facilité de mise en œuvre sont les principaux facteurs de décision, qui passent avant les fonctionnalités. Cela démontre un appétit pour un engagement moindre et un déploiement rapide.

#5 Les équipes ressentent la douleur de la surcharge d'outils

Avec une pile d'outils en constante évolution, le défi consiste à les faire jouer ensemble de façon agréable. 75 % des personnes interrogées s'accordent à dire que l'excès d'applications non intégrées nuit à la productivité de leur équipe.
"Nous avons trop d'outils et nous les ajoutons constamment."

#6 Email ne disparaît pas

📧
68%
des équipes passent la plupart de leur temps à emails
En 2021, email continue d'être l'outil auquel 68 % des équipes consacrent le plus de temps, avant tous les autres, y compris la messagerie et la vidéo. Seulement 3,7 % des équipes n'utilisent plus email .

Dans ce nouveau monde du travail, email reste un élément central du flux de travail des équipes. Pourtant, il est surtout utilisé comme canal de communication externe, pour interagir avec les clients, les partenaires et les fournisseurs. Seulement 20 % des équipes aiment collaborer en interne sur email, et c'est là que la synchronisation de email avec d'autres canaux peut considérablement transformer et supprimer les frictions entre les flux de travail des équipes.

#7 Une meilleure gestion des projets en tête de liste des priorités

Quels sont les changements les plus importants que vous avez mis en œuvre ou que vous souhaitez mettre en œuvre pour améliorer la collaboration au sein de votre entreprise ?
Graphique - Améliorer la collaboration - #1 Gestion de projet

Lesoutils et les méthodologies de gestion de projet apparaissent comme l'élément essentiel pour améliorer la collaboration numérique, soulignant la nécessité d'une approche plus structurée du travail.

Les équipes s'efforcent également de rendre leurs flux de travail plus intelligents, soit en les automatisant davantage, soit en les intégrant, soit en consolidant leur pile d'outils.

Enfin, une autre tendance que nous avons mise en évidence dans notre étude est la volonté d'améliorer la communication interne, en mettant l'accent sur la culture d'entreprise, une meilleure documentation, des réunions plus intelligentes et le soutien des performances des employés.

Les idées ci-dessus vous sont-elles familières ? Alors maintenant, vous vous demandez probablement...
🤔
Que pouvez-vous faire pour améliorer la collaboration au sein de votre entreprise en 2021 ?
🤔
Comment pouvez-vous donner à vos coéquipiers les moyens de s'épanouir dans un environnement isolé ?
🤔
Quels sont les outils, les flux de travail et les méthodologies à envisager pour garder une longueur d'avance ?
Nos réponses se trouvent dans la section suivante...

Les outils de collaboration en 2021 : comment construire votre pile

La pandémie mondiale a donné aux entreprises l'occasion de repenser l'espace de travail physique. Mais au-delà de cela, elle a également fait comprendre qu'il était temps de réparer le travail d'équipe.

En nous basant sur les conclusions de notre étude, nous avons décidé de créer une liste d'outils de collaboration suggérés en fonction de leur
Numéro 1
Coûts
Numéro 2
Facilité d'installation
Diversité des caractéristiques et des intégrations
Disponibilité des applications mobiles
Notation publique
Nous avons divisé notre liste en 6 catégories.
Veuillez noter que nous n'avons pas pu couvrir tous les outils étonnants qui existent. Dans chaque catégorie, nous avons choisi 3 outils pour nous assurer que nous aidons les équipes et les entreprises de toutes tailles à en trouver au moins un qui réponde à leurs besoins.
Crayon

Outils de messagerie

pour rationaliser les communications internes entre vos équipes en temps réel
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Le travail à distance a beaucoup à offrir, mais il n'est pas non plus sans écueils. Que vous travailliez à distance depuis des décennies ou que vous ayez été contraint de travailler de chez vous en 2020, les discussions spontanées vous manquent probablement, le fait de travailler dans la même pièce et de pouvoir simplement passer devant le bureau de collègueet poser une question.

Les outils de messagerie sont là pour résoudre ces problèmes.

En parlant de la même pièce dans l'environnement distant, vous devriez jeter un coup d'œil à Teamflow. Il crée un espace de bureau virtuel pour que vous et votre équipe puissiez traîner et travailler ensemble. C'est amusant, mais surtout, cela peut vous aider à accueillir plus chaleureusement les nouvelles recrues et à renforcer votre sentiment d'appartenance. 🏢

Même si vous n'utilisiez aucun des outils de messagerie auparavant, en 2020, ils sont devenus complètement inévitables. Bien qu'être essentiel ne signifie pas être parfait.

Donc même si vous ne cherchez pas un nouvel outil de messagerie, nous sommes sûrs que vous n'êtes pas étranger à l'épuisant sentiment de fausse urgence qui accompagne la connectivité 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.

Une étude montre que, sur une journée moyenne, un employé passe 5 minutes à gérer une interruption toutes les 8 minutes, ce qui équivaut à 50-60 interruptions par jour.
Si vous pouvez comprendre cela, cela signifie qu'il y a certainement des possibilités d'amélioration. Heureusement, nous parlerons de la communication asynchrone dans les prochaines sections.

Pour en revenir aux outils de messagerie, nous avons répertorié ci-dessous 3 applications, dont Slack, Google Chat et Mattermost.

Toutes proposent une messagerie 1:1 et de groupe (y compris des chats avec des partenaires externes), le partage de fichiers et la recherche de données, l'audioconférence et la vidéoconférence, ainsi que le partage d'écran.

Tarifs
Libre avec des limitations. Les forfaits payants commencent à 6,67 $ par utilisateur et par mois.
Fait partie de Google Workspace. Les plans payants commencent à 6 dollars par utilisateur et par mois.
Gratuit pour les équipes comptant jusqu'à 10 utilisateurs. Les forfaits payants commencent à 10 $ par utilisateur et par mois.
Intégrations
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Application mobile
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Classement G2 /5
4.5
4.3
4.2
G2 Facilité d'installation /10
8.9
9.1
8.0
Ce qui les rend uniques
Utilisez le chat Slackbot pour créer des réponses personnalisées, définir des rappels et vous intégrer facilement à vos outils quotidiens comme Gmelius.
Collaborez à Google Docs, Sheets & Slides, lancez des appels vidéo dans Google Meet, utilisez la recherche Google pour retrouver des conversations passées.
Conscient de la sécurité, avec des contrôles pour bloquer la publication de données sensibles, et des politiques de rétention de données personnalisées.
Tarifs
Libre avec des limitations. Les forfaits payants commencent à 6,67 $ par utilisateur et par mois.
Fait partie de Google Workspace. Les plans payants commencent à 6 dollars par utilisateur et par mois.
Gratuit pour les équipes comptant jusqu'à 10 utilisateurs. Les forfaits payants commencent à 10 $ par utilisateur et par mois.
Intégrations
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Application mobile
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Classement G2 /5
4.5
4.3
4.2
G2 Facilité d'installation /10
8.9
9.1
8.0
Ce qui les rend uniques
Utilisez le chat Slackbot pour créer des réponses personnalisées, définir des rappels et vous intégrer facilement à vos outils quotidiens comme Gmelius.
Collaborez à Google Docs, Sheets & Slides, lancez des appels vidéo dans Google Meet, utilisez la recherche Google pour retrouver des conversations passées.
Conscient de la sécurité, avec des contrôles pour bloquer la publication de données sensibles, et des politiques de rétention de données personnalisées.
Au fait, si vous êtes sur le point d'utiliser Slack ou si vous l'utilisez déjà, pensez à l'intégrer à Gmail via Gmelius. Ainsi, vous pourrez collaborer avec votre équipe sur emails et même leur répondre directement depuis Slack. Vous pouvez en savoir plus sur notre intégration bidirectionnelle Gmail-Slack (ou en savoir plus avec la vidéo explicative de Star Wars-y - oui, nous adorons Star Wars).

Clapboard

Applications vidéo

pour mener des conversations vidéo asynchrones et garder le contact humain dans le monde lointain
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Nous sommes presque sûrs que vous avez déjà déterminé si c'est Google Meet ou Zoom qui convient le mieux à votre entreprise. Nous n'allons donc pas nous focaliser sur eux.

Bien que, si vous cherchez un outil de vidéoconférence plus léger ou plus simple, consultez la page Whereby. Non seulement il offre un "accès en un clic" aux salles de réunion, des réunions vidéo sans connexion ni téléchargement, mais il vous permet également de participer à des initiatives comme la plantation d'arbres pour l'organisation de réunions.

🌳 Vous avez probablement entendu parler de "Zoom fatigue" ou de "Zoombombing", n'est-ce pas ? C'est pourquoi nous voulons attirer votre attention sur les outils vidéo pour des conversations asynchrones afin de collaborer et de s'engager avec votre équipe.

Nous avons examiné ci-dessous 3 outils vidéo asynchrones, dont Loom, Vidyard et Hippo Video.

Tous sont plutôt intuitifs et faciles à utiliser. Grâce à la souplesse des communications asynchrones, ces applications permettent d'accélérer la communication au sein de l'équipe et de stimuler la productivité. Elles vous permettent d'organiser facilement des formations d'équipe, des embarquements et des communications d'entreprise percutantes.
Tarifs
Libre avec des limitations. Les plans payants commencent à 8 $ par mois.
Gratuit. Les plans payants commencent à 15 $ par mois.
Un essai gratuit est disponible. Les plans commencent à 15 $ par mois.
Intégrations
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Application mobile
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Classement G2 /5
4.4
4.5
4.4
G2 Facilité d'installation /10
9.8
8.6
8.9
Ce qui les rend uniques
Principalement connu pour l'optimisation de la communication interne.
Solide ensemble d'outils d'analyse ; capacités d'intégration et de personnalisation.
Montage vidéo professionnel ; intégrations ; analyses.
Tarifs
Libre avec des limitations. Les plans payants commencent à 8 $ par mois.
Gratuit. Les plans payants commencent à 15 $ par mois.
Un essai gratuit est disponible. Les plans commencent à 15 $ par mois.
Intégrations
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Application mobile
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Classement G2 /5
4.4
4.5
4.4
G2 Facilité d'installation /10
9.8
8.6
8.9
Ce qui les rend uniques
Principalement connu pour l'optimisation de la communication interne.
Solide ensemble d'outils d'analyse ; capacités d'intégration et de personnalisation.
Montage vidéo professionnel ; intégrations ; analyses.
Boîte

Outils de gestion de la relation client (CRM)

pour aider votre équipe à mieux organiser et gérer les relations avec vos clients, prospects, vendeurs et fournisseurs
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Quelle que soit la taille de votre entreprise, un logiciel de gestion de la relation client est indispensable dans votre pile d'outils.

Vous en avez besoin pour suivre votre pipeline de prospects et de clients, collecter des coordonnées et centraliser les données en un seul endroit.

Nous vous présentons ci-dessous 3 logiciels bien connus, à savoir HubSpot, Pipedrive et Salesforce. Bien qu'ils soient tous fiables, puissants et faciles à utiliser, ils sont destinés à des utilisateurs légèrement différents.
Tarifs
Un plan gratuit est disponible. Les plans payants commencent à 45 $ par mois.
Le prix de départ est de 12,50 dollars par utilisateur et par mois.
30 jours d'essai. Discutez avec l'équipe pour obtenir le devis.
Intégrations
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Application mobile
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Classement G2 /5
4.3
4.3
4.2
G2 Facilité d'installation /10
8.3
8.7
7.1
Ce qui les rend uniques
Enregistrements détaillés des contacts ; points de contact centralisés dans une boîte de réception ; suivi des performances individuelles et d'équipe.
Se concentre sur les activités spécifiques aux ventes, la gestion visuelle du pipeline, la gestion des activités, le reporting des équipes.
Connu pour la gestion de cycles de vente complexes, un large éventail d'intégrations, la notation des leads AI, des fonctionnalités de collaboration interne, un reporting robuste.
Tarifs
Un plan gratuit est disponible. Les plans payants commencent à 45 $ par mois.
Le prix de départ est de 12,50 dollars par utilisateur et par mois.
30 jours d'essai. Contact pour la tarification des entreprises.
Intégrations
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Application mobile
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Classement G2 /5
4.3
4.3
4.2
G2 Facilité d'installation /10
8.3
8.7
7.1
Ce qui les rend uniques
Enregistrements détaillés des contacts ; points de contact centralisés dans une boîte de réception ; suivi des performances individuelles et d'équipe.
Se concentre sur les activités spécifiques aux ventes, la gestion visuelle du pipeline, la gestion des activités, le reporting des équipes.
Connu pour la gestion de cycles de vente complexes, un large éventail d'intégrations, la notation des leads AI, des fonctionnalités de collaboration interne, un reporting robuste.
Joystick

Outils de gestion de projet

pour permettre à votre équipe d'avoir une vue d'ensemble de toutes les pièces mobiles et de collaborer efficacement
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L'utilisation de Google Drive ne suffit plus ? Il devient désordonné et difficile à gérer ? Nous vous comprenons.

Même si, avec la variété des outils de gestion de projet disponibles, en choisir un pour votre équipe peut facilement devenir un casse-tête.

Pour vous aider, nous avons décidé de nous concentrer sur 3 solutions puissantes, mais très différentes, dont Trello, Asana et ClickUp.
Tarifs
Gratuit. Les forfaits payants commencent à 9,99 $ par utilisateur et par mois5.
Un plan gratuit est disponible. Les plans payants commencent à 10,99 $ par utilisateur et par mois.
Un plan gratuit est disponible. Les plans payants commencent à 5 $ par utilisateur et par mois.
Intégrations
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Application mobile
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Classement G2 /5
4.4
4.3
4.7
G2 Facilité d'installation /10
9.1
8.7
8.4
Ce qui les rend uniques
Pour gérer des projets à la manière du Kanban(et plus encore), rendez vos tableaux publics et accédez à une variété de modèles et de Power Ups (automatisations et intégrations).
Suite complète où vous pouvez organiser le travail dans la vue qui convient le mieux à votre équipe (listes, tableaux, calendriers, échéances).
Un "lieu unique pour tout votre travail" pour importer et gérer vos tâches et vos projets, avec des capacités de personnalisation étendues.
Tarifs
Gratuit. Les plans payants commencent à 9,99 $ par utilisateur et par mois.
Gratuit. Les forfaits payants commencent à 10,99 $ par utilisateur et par mois.
Gratuit. Les forfaits payants commencent à 5 $ par utilisateur et par mois.
Intégrations
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Application mobile
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Classement G2 /5
4.4
4.3
4.7
G2 Facilité d'installation /10
9.1
8.7
8.4
Ce qui les rend uniques
Pour gérer des projets à la manière du Kanban(et plus encore), rendez vos tableaux publics et accédez à une variété de modèles et de Power Ups (automatisations et intégrations).
Suite complète où vous pouvez organiser le travail dans la vue qui convient le mieux à votre équipe (listes, tableaux, calendriers, échéances).
Un "lieu unique pour tout votre travail" pour importer et gérer vos tâches et vos projets, avec des capacités de personnalisation étendues.
Dossier

Outils de gestion des connaissances

pour documenter les processus de votre entreprise de manière facile à trouver et à collaborer
flèche
Lorsque l'information est dispersée partout, il est facile de se sentir frustré ou de faire des erreurs. Pour que les équipes soient plus agiles et mieux alignées, nous vous recommandons de consulter les outils de gestion des connaissances.

Nous avons répertorié ci-dessous Slite, Notion et Guru. Avec l'un d'eux en main, chacun de vos coéquipiers aura accès à la bonne information à tout moment. Un logiciel de gestion des connaissances agit comme un hub centralisé, vous évitant de perdre du temps à basculer inutilement entre les applications et les onglets.
Tarifs
Gratuit pour un maximum de 100 documents. Les plans payants commencent à 6,67 $ par utilisateur et par mois.
Gratuit pour un usage personnel. Les plans d'équipe commencent à 8 $ par utilisateur et par mois.
Gratuit pour un maximum de 10 utilisateurs. Les plans payants commencent à 14 $ par utilisateur et par mois.
Intégrations
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Application mobile
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Classement G2 /5
4.8
4.5
4.6
G2 Facilité d'installation /10
9.8
8.7
8.8
Ce qui les rend uniques
La base de connaissances est compilée en canaux, comme Slack ; puissant algorithme de recherche ; vaste bibliothèque de modèles.
Vues multiples incluant des tableaux Kanban, un calendrier et une liste ; fonctionnalité de gestion des feuilles de calcul et des bases de données ; large éventail de modèles.
Le format de la carte est facile à partager et à intégrer ; nombreuses intégrations.
Tarifs
Gratuit pour un maximum de 100 documents. Les plans payants commencent à 6,67 $ par utilisateur et par mois.
Gratuit pour un usage personnel. Les plans d'équipe commencent à 8 $ par utilisateur et par mois.
Gratuit pour un maximum de 10 utilisateurs. Les plans payants commencent à 14 $ par utilisateur et par mois.
Intégrations
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voir
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Application mobile
voir
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Classement G2 /5
4.8
4.5
4.6
G2 Facilité d'installation /10
9.8
8.7
8.8
Ce qui les rend uniques
La base de connaissances est organisée par canaux, comme Slack ; recherche puissante ; intégration de tous les formats de documents ; vaste bibliothèque de modèles.
Vues multiples incluant des tableaux Kanban, un calendrier et une liste ; fonctionnalité de gestion des feuilles de calcul et des bases de données ; large éventail de modèles.
Le format de la carte est facile à partager et à intégrer ; nombreuses intégrations.
Coeur

Une nouvelle façon de collaborer avec les intégrations à double sens

pour rassembler vos équipes et leurs outils, et finalement rendre vos équipes plus heureuses
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Les pièges de la collaboration à attendre et à éviter

"Plus on est de fous, plus on rit" ne fonctionne pas vraiment dans le cas d'une pile de collaboration. Ici, c'est plutôt "moins, c'est plus".

"Nous aimerions trouver un moyen de motiver les gens à utiliser les outils dont nous disposons et à cesser d'utiliser un nombre croissant d'outils divers au sein d'un groupe de travail. Ils sont trop nombreux et cela conduit à des niveaux d'information désastreux et à des pertes entre les groupes".

Notre enquête montre clairement le sentiment de surcharge des outils, d'où le changement inutile d'applications, le manque de visibilité et, par conséquent, la baisse de productivité des équipes. Au lieu d'ajouter de nouveaux outils, pensez à intégrer vos outils existants les uns aux autres. Vous éviterez ainsi la duplication des tâches et vous fournirez à votre équipe une source d'information centralisée.

Solutions de collaboration avec des intégrations bidirectionnelles
Avec la gamme croissante d'applications hautement spécialisées, les entreprises de toutes tailles utilisent plus de 40 applications différentes pour gérer leurs affaires. Ainsi, les solutions intégrées, comme Unito et PieSync, deviennent absolument essentielles. Elles vous permettent de gagner du temps et de gagner en visibilité sur vos flux de travail en connectant tous vos outils entre eux grâce à la synchronisation bidirectionnelle.

Chez Gmelius, nous comprenons également la nécessité de transformer vos processus de travail en permettant à chaque membre de l'équipe de collaborer au sein même des outils qu'il utilise déjà.
Tarifs
Libre pour toujours. Les forfaits payants commencent à 9 dollars par utilisateur et par mois.
Essai gratuit. Les forfaits commencent à 10 $ par mois.
Essai gratuit. Les plans commencent à 49 $ par mois.
Intégrations
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Application mobile
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Classement G2 /5
4.4
4.5
4.6
G2 Facilité d'installation /10
8.7
8.0
9.2
Ce qui les rend uniques
Focus sur email collaboration commençant à l'intérieur même de Gmail, intégrant le bidirectionnel avec Slack, Trello et via API.
Se concentrer sur la gestion des flux de travail pour intégrer le travail effectué d'une plate-forme à l'autre (comme Asana, HubSpot, Jira, etc.).
L'accent est mis sur le maintien de la synchronisation des données clients entre les applications commerciales, avec un total de 253 applications disponibles pour l'intégration.
Tarifs
Libre pour toujours. Les forfaits payants commencent à 9 dollars par utilisateur et par mois.
À partir de 10 dollars par mois.
Essai gratuit. Les plans commencent à 49 $ par mois.
Intégrations
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Application mobile
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Classement G2 /5
4.4
4.5
4.6
G2 Facilité d'installation /10
8.7
8.0
9.2
Ce qui les rend uniques
Focus sur email collaboration qui commence au sein même de Gmail, en intégrant le bidirectionnel avec Slack, Trello et via API.
Se concentrer sur la gestion des flux de travail pour intégrer le travail effectué d'une plate-forme à l'autre (comme Asana, HubSpot, Jira, etc.).
L'accent est mis sur le maintien de la synchronisation des données clients entre les applications commerciales, avec un total de 253 applications disponibles pour l'intégration.
Une récente étude de HubSpot montre que COVID-19 n'a pas seulement affecté notre lieu de travail, mais a également changé notre façon de travailler. L'année 2020 l'a clairement montré : les méthodes de travail actuelles sabotent le travail d'équipe et un changement est nécessaire.

Notre enquête montre que les équipes recherchent :
"Optimisation ET alignement derrière les processus existants"
"Tout outil permettant de réduire le travail manuel"
"Audit des activités à faible rendement et à forte intensité de temps".
C'est pourquoi, dans la prochaine section, nous examinerons les parties de vos flux de travail quotidiens qui peuvent et doivent être automatisées.

Automatisation des flux de travail : par où commencer

Vous avez soigneusement choisi chaque outil. Vous avez construit votre pile parfaite. Maintenant, vous êtes prêt à vous mettre au travail - et la meilleure façon de commencer est d'automatiser tous les travaux de gros œuvre.

Comme le dit le Harvard Business Review, "chaque emploi contient des travaux de gros œuvre peu glorieux". Mais qu'est-ce qui est considéré comme du travail de routine après tout ?

Tout le travail et pas de jeu

Nous pensons que le travail de routine est l'ensemble des tâches répétitives, ennuyeuses et pourtant indispensables à la réussite de tout projet. Que vous passiez d'une application à l'autre en cherchant la bonne information ou en suivant l'avancement des travaux, tout cela relève du travail de routine.

Selon SnapLogic, 90 % des employés sont accablés de tâches ennuyeuses et répétitives qui pourraient être facilement automatisées.

L'automatisation des flux de travail est là pour faire le gros du travail dans vos processus quotidiens et donner à vos équipes la liberté nécessaire pour se concentrer sur ce qui compte.

Des automatismes de flux de travail à la rescousse

Pour vous donner une idée des processus qui peuvent être automatisés, nous énumérons ci-dessous ceux que vous pouvez utiliser comme point de départ.

Orateur

Automatiser la répartition de la charge de travail

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Quel que soit votre service, vous voulez passer moins de temps à répartir et à assigner les tâches. En créant des accords de niveau de service au sein de chaque équipe et entre les départements, vous vous assurez que chacun sait ce que l'on attend de lui. Vous pouvez ensuite mettre en place des règles d'automatisation qui répartiront la charge de travail sur les déclencheurs choisis.

Rationaliser les réunions

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Le travail à distance a fait exploser non seulement le nombre d'outils que nous utilisons quotidiennement, mais aussi le nombre de réunions auxquelles nous assistons. Pour réduire le nombre de réunions inutiles, vous pouvez également d'automatiser la planification et même l'exécution les.

Vous pouvez également automatiser les comptes rendus de réunion, en permettant à des outils comme deepTalk ou Hendrix d'enregistrer, de transcrire et de résumer les conversations de la réunion pour vous.

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Automatiser la sensibilisation des clients et les suivis

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Il est essentiel de fournir des services aux clients en temps utile. Pour une gestion efficace de la clientèle, un changement de cap consistera à rationaliser les contacts répétitifs (pensez à la confirmation emails), à déclencher automatiquement des notifications ou des rappels internes, ainsi qu'à engager et à préqualifier les clients au moyen de chats alimentés par l'IA, comme Drift ou Intercom.

Coeur

Rationalisez vos processus d'embauche

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COVID-19 a modifié de manière significative le processus d'embauche. Il n'y a plus d'entretiens en face à face ni d'embarquement d'employés en situation réelle. De plus, avec des millénaires qui représentent 50 % de la main-d'œuvre mondiale, le traitement des embauches est également de plus en plus fréquent.

Pour que les entreprises puissent attirer la bonne main-d'œuvre, il est essentiel de rationaliser leurs processus d'embauche. Permettez aux candidats de fixer eux-mêmes leurs rendez-vous avec vous - sans interrompre vos flux de travail quotidiens. Pensez également à créer des modèles prédéfinis email pour éliminer les tâches répétitives à chaque étape du processus de sélection, utilisez des outils comme Breezy ou GoHire pour automatiser le suivi et la sélection des candidatures, et définissez un package d'intégration pour mettre vos employés à niveau dans un monde distant.

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API et outils d'automatisation sans code

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Les exemples ci-dessus ne sont que quelques exemples, mais en fonction de votre secteur d'activité et de votre cas d'utilisation, il existe de nombreux autres processus qui peuvent être automatisés. Dans l'économie numérique actuelle, les interfaces de programmation d'applications (API) vous permettent d'extraire des données d'une application logicielle et de les transmettre à une autre en temps réel et en toute sécurité.

Aujourd'hui, pour automatiser vos processus commerciaux, vous n'avez même pas besoin de savoir comment être un développeur. Des outils sans code comme Unito, PieSync ou Zapier vous permettent de connecter des outils entre eux et de synchroniser des données dans votre pile existante, tandis que, par exemple, Glide vous permet de créer des applications personnalisées en utilisant uniquement vos feuilles de calcul Google. Autre hack sans code que nous aimons nous-mêmes : les scripts Airtable qui aident les équipes à automatiser le travail manuel, que ce soit pour supprimer les doublons ou convertir les URL en pièces jointes.

Transparence des entreprises : 7 bonnes pratiques à utiliser

Avant de réunir votre équipe pour identifier les processus qui peuvent être automatisés et vous assurer que le travail de routine ne domine pas vos journées, vous voulez vous assurer que vous et les membres de votre équipe êtes sur la même longueur d'onde.

La clarté des responsabilités et la transparence jouent un rôle clé dans l'alignement des employés et permettent d'avoir une vue d'ensemble. C'est particulièrement crucial lorsque tout le monde travaille à distance.

L'équipe de Front a mené une enquête auprès de 2 000 travailleurs à distance à travers les États-Unis et a constaté que 58 % des personnes interrogées ont déclaré que le travail à domicile leur a permis de voir difficilement l'objectif général de leur travail.

La transparence va de pair avec la simplification et la flexibilité. Qu'il s'agisse de visualiser un flux de travail avec l'option d'affichage que vous préférez, de trouver facilement toutes les informations pertinentes, d'automatiser le travail à distance, de programmer une réunion en un clic ou de laisser vos coéquipiers choisir l'outil à partir duquel ils collaboreront avec le reste de l'équipe.

Nous énumérons ci-dessous quelques bonnes pratiques pour vous aider à atteindre le niveau de transparence souhaité au sein de vos équipes.

#1 Identifiez votre méthodologie de gestion de projet

Nous avons résumé les 4 types de méthodologies de gestion de projet et comment choisir la bonne pour votre équipe dans un article paru il y a quelques semaines :

Le Lean La méthode consiste à éliminer des processus et à adhérer à quelques principes fondamentaux. Elle est parfaite pour mener de petits projets en peu de temps.
Scrum est idéal pour structurer clairement le projet. Il comporte un flux défini de courtes itérations (sprints), des rôles et un ensemble de rituels et d'activités.
Kanban n'a pas de règles prédéterminées ni d'estimations de temps. Il est souple et facile à comprendre, vous permet d'adapter les tableaux visuels à vos projets et flux de travail particuliers, et d'ajouter ou de supprimer rapidement des éléments à tout moment.
Le Agile est le mieux adapté lorsque vous avez besoin d'un plan comportant des étapes d'itération, un retour d'information rapide et des mises à jour constantes tout au long du processus.

#2 Adopter la communication asynchrone

Dans notre étude, la fausse urgence et l'amélioration des flux de travail sont les principales priorités pour améliorer la collaboration numérique. Et nous ne pourrions pas être plus d'accord. Nous pensons que la communication asynchrone est une base pour de meilleurs flux de travail.

La communication asynchrone (ou asynchrone, pour faire court) prend de l'ampleur pour une raison. Surtout lorsque l'on travaille à distance, le travail ne peut tout simplement pas se faire au même moment pour tout le monde.

On parle de communication asynchrone lorsque vous ne vous attendez pas à ce qu'un destinataire réponde immédiatement à votre message.
Notre enquête révèle que les équipes modernes ont besoin :
"Une communication plus asynchrone au lieu d'abuser du relâchement"

Pourquoi y a-t-il un tel besoin ? Parce que la communication asynchrone donne aux employés le contrôle lorsqu'ils communiquent avec leurs coéquipiers. La communication asynchrone vous permet de donner la priorité au travail en profondeur, de structurer efficacement la communication et, par conséquent, d'atteindre une transparence à l'échelle de l'entreprise.

Alors, par où commencer avec la communication asynchrone ?

  • Rassemblezvotre pile pour permettre à chacun de collaborer et de structurer ses flux de travail de la manière qu'il préfère
  • Connectez la boîte de réception de votre équipe à un chat interne pour centraliser les conversations autour de emails et avoir des informations contextualisées à portée de main
  • Choisissez des outils qui supportent la communication en temps réel et asynchrone (comme Pitch pour les présentations collaboratives)
  • Documentez vos processus et apprenez à communiquer plus clairement pour éviter les allers-retours inutiles
  • Évitez les demandes dans les plus brefs délais, communiquez tout d'avance et planifiez mieux vos collaborations et votre charge de travail à l'avance

#3 Créer un wiki d'entreprise

Le travail à distance signifie moins de conversations informelles et des conversations à la fontaine d'eau. Le travail à distance signifie également que vos collègues peuvent dormir pendant vos heures de travail. Ainsi, le travail à distance signifie que chacun doit documenter tous les processus clés.

Parce qu'une documentation appropriée apporte la transparence. Alors, si vous ne l'avez pas encore fait, commencez par créer un wiki d'entreprise. Comme le dit Slite, le plus important est d'aider votre équipe à échanger la communication orale, emails, et les chats, pour une culture écrite. Un wiki d'entreprise devrait permettre de prendre facilement l'habitude de documenter votre travail et donner à chacun l'autonomie nécessaire pour trouver et partager clairement des informations actualisées.

Selon nos répondants, de nombreuses équipes ont besoin d'un "meilleur partage de l'information".

Un wiki d'entreprise fait exactement cela. Il centralise toutes les informations de votre entreprise, facilite la recherche et la collaboration en temps réel. Pensez à documenter les valeurs et la feuille de route de votre entreprise, les processus d'intégration, les informations administratives, la prise de notes des réunions et l'enregistrement des annonces de l'entreprise.

#4 Préparer le terrain pour des réunions plus intelligentes

La bonne méthodologie de gestion de projet, la communication asynchrone et une documentation efficace favoriseront une culture de la clarté. Lorsque les équipes peuvent s'aligner sur qui fait quoi, vous évitez également les réunions internes et externes supplémentaires.  
"Une meilleure gestion du temps, notamment en ce qui concerne les réunions avec les clients. Les communications avec les clients ont tendance à être la plus grande perte de temps. Je veux plus de travail, plus de clarté, moins de réunions".

Pour vous aider à planifier et à mener à bien vos réunions, nous avons rassemblé trois conseils dans un billet de blog que nous, chez Gmelius, suivons nous-mêmes.

Réduire les réunions d'une heure à 45 minutes
📅
N'envoyez jamais d'invitations sans ordre du jour
💻
Faire de la place pour un travail en profondeur

Le problème de l'iceberg de l'ignorance, où "seuls 4 % des problèmes de première ligne d'une organisation sont connus de la direction", est toujours d'actualité.

Ainsi, si vous cherchez d'autres conseils, envisagez de faire entendre toutes les voix dans une conversation, d'encourager les membres les plus discrets à participer et de partager les obstacles potentiels.

Enfin, des outils comme Fellow peuvent vous aider à prendre et à partager des notes de réunion avec tous les participants, où chaque membre aura une compréhension claire des prochaines actions et des points à retenir.

#5 Fixer des objectifs clairs

La fixation d'objectifs clairs joue un rôle crucial pour que les équipes aillent de l'avant et que les processus de l'entreprise fonctionnent avec succès. En choisissant les bons paramètres, vous obtiendrez une vue d'ensemble des performances de votre équipe et vous aurez une vision de la réussite. Une méthodologie que nous utilisons chez Gmelius est le cadre OKR, alias Objectifs et résultats clés, qui nous permet de rester concentrés et alignés trimestre après trimestre.

Ensuite, assurez-vous que fixer des objectifs SMART pour votre équipe. Sans une responsabilité claire et une bonne compréhension de ce que votre équipe doit viser, il est difficile d'atteindre les objectifs de l'entreprise.

Enfin et surtout, efforcez-vous d'établir un dialogue à deux sens et d'être proche de votre équipe. Pensez à réserver du temps pour des prises de position régulières de l'équipe et pour des réunions à 1:1, et communiquez constamment avec votre équipe sur les objectifs de l'entreprise afin de promouvoir l'alignement.
"Nous avons défini un autre mode de gestion, plus proche des équipes, en favorisant les entretiens individuels".

#6 Rendre visible la performance de l'équipe

Avec des objectifs clairs en place, il est également important de rendre visibles la charge de travail et les performances de l'équipe.

Pour atteindre le niveau de visibilité souhaité, en particulier lorsque vous travaillez à distance, envisagez de mettre en œuvre des pratiques d'agenda quotidien. Votre équipe peut utiliser n'importe lequel des outils de gestion des connaissances pour expliquer brièvement qui fait quoi au quotidien.

En outre, vous pouvez obtenir une image plus globale et mieux estimer les performances de l'équipe grâce à des rapports solides sur les performances de l'équipe. Par exemple, le tableau de bord Gmelius vous fournit des rapports détaillés sur les activités de l'équipe. Ils vous permettent de suivre les KPI critiques de email , d'identifier les obstacles et de les débloquer, ce qui permet d'apporter des améliorations continues.

#7 Rendre votre équipe plus heureuse

Juste après une gestion de projet plus efficace, de meilleurs flux de travail et une pile technologique plus intégrée, nos répondants considèrent la culture d'entreprise comme le domaine le plus important à améliorer.

Le monde du travail change - et nous change. À la lumière de ces changements, beaucoup considèrent que "l'amélioration de la communication physique", "l'amélioration de la communication en personne" ou "l'augmentation des interactions en face à face" font partie des améliorations nécessaires.

Comme l'affirme le NewYorker, "la technologie numérique ne devrait pas se substituer à la connexion humaine", mais devrait plutôt "aider la connexion humaine lorsqu'il y a des contraintes d'espace et de temps". Ainsi, nous espérons que toutes les meilleures pratiques mentionnées dans cette étude vous aideront à tirer le meilleur parti de votre pile.

La transparence de l'entreprise, la flexibilité de l'espace de travail et le bien-être des employés vont de pair. Une étude sur l'état du travail à distance en 2020 montre que les trois principales difficultés liées au travail à distance sont la collaboration/communication, la solitude et le fait de ne pas pouvoir se débrancher. C'est pourquoi nous avons rassemblé 3 autres conseils pour vous aider à rendre vos équipes plus heureuses.

Pensez à mettre en place des pauses café virtuelles en équipe. Ramenez les discussions sur les fontaines à eau dans votre vie quotidienne. Regardez Donut, il s'intègre dans Slack et motive les gens à mener des conversations animées pour votre équipe.
🚀
Envisagez d'essayer des plateformes de réussite des employés comme Peakon ou Leapsome qui améliorent l'engagement et les performances des employés en vous permettant de prendre des décisions fondées sur des données. 
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N'oubliez pas que la culture d'entreprise se construit jour après jour. Ainsi, la mise en place de "routines" hebdomadaires et mensuelles qui aident les gens à se débrancher peut changer la donne. Des cours de fitness en groupe, des avantages en rapport avec les valeurs de votre entreprise (pensez aux journées de la santé mentale, ou à un budget annuel pour le bien-être), et des initiatives d'apprentissage et de développement... pour n'en citer que quelques-uns.
Tout ce qui précède rendra non seulement chaque employé plus heureux, mais aidera également votre entreprise à attirer et à retenir les meilleurs talents.

2021 et au-delà

L'état actuel de la collaboration numérique n'est pas parfait, mais il peut certainement être corrigé. Nous vous invitons à considérer cette année comme une opportunité sans précédent.

Le Future of Work est là et c'est à vous, à votre équipe et à votre entreprise de définir un nouveau schéma directeur. Nous espérons que ce rapport pourra vous inspirer pour commencer.

De notre côté, nous avons pour mission de faire tomber les fausses urgences, le manque de transparence et les obstacles à la collaboration entre équipes. Nous continuerons à écouter nos clients et à concevoir des solutions pour faire de Future of Work votre cadeau.
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