Email Gestion des tâches : Comment rendre Email plus performant

En tant que chef d'équipe, votre journée de travail habituelle peut commencer par la consultation de votre boîte de réception, l'envoi de messages à emails et l'établissement d'une liste de tâches à accomplir pour la journée. Vous commencez ensuite à communiquer les responsabilités et à les assigner dans une application de gestion des tâches. Ce processus peut prendre entre 15 minutes et plusieurs heures de votre journée de travail. 

Passer de email à d'autres applications de gestion des tâches peut s'avérer opportun et frustrant. Mais que se passerait-il s'il existait un moyen plus simple d'aborder emails et les tâches ? 

Email Les outils de gestion des tâches peuvent faire passer votre boîte de réception au niveau supérieur afin que votre équipe puisse partager, gérer et suivre les projets sur une seule et même plateforme pratique.

Qu'est-ce que Email Task Management ? 

Email La gestion des tâches consiste à utiliser votre boîte de réception pour traiter, organiser et attribuer les tâches entrantes. De nombreuses tâches entrantes proviennent de votre compte email . Ainsi, email et les tâches sont inextricables. 

Bien que email puisse trier systématiquement emails par expéditeur, sujet, date, etc., le processus n'est pas toujours efficace. Vous devrez toujours faire des allers-retours entre email et les applications de gestion des tâches pour accomplir votre travail. 

De nombreuses équipes optent pour une application de gestion des tâches distincte. Mais il existe des solutions simples qui peuvent vous aider à organiser les tâches entrantes. Il s'agit notamment de :  

Email Dossiers 

Email Les dossiers se trouvent sur le côté de votre boîte de réception et peuvent vous aider à organiser les messages entrants emails . Par exemple, vous pouvez nommer un dossier "suivis" pour les clients emails qui ont besoin de réponses ou "tâches en attente" pour les emails qui doivent être assignés à d'autres membres de l'équipe. Les dossiers minimisent l'encombrement de la boîte de réception et permettent d'organiser les tâches entrantes. 

Email Étiquettes

Gmail utilise des étiquettes au lieu de dossiers pour l'organisation. Les étiquettes ont essentiellement la même fonction que les dossiers et se trouvent dans le panneau gauche de votre boîte de réception Gmail. Les libellés peuvent être codés par couleur pour une meilleure organisation. Vous pouvez également appliquer plusieurs étiquettes à une seule email et retrouver ultérieurement cette email spécifique en cliquant sur l'une de ses étiquettes.

Les tâches font ce que les dossiers et les étiquettes ne peuvent pas faire

Si les étiquettes et les dossiers de email peuvent aider à organiser les documents entrants emails et vous aider à naviguer dans les tâches, la transformation de emails en tâche reste une nécessité. Plutôt que d'entrer dans une application séparée, une solution de gestion des projets/tâches peut être intégrée directement dans votre boîte de réception afin que les équipes puissent voir les tâches visuellement et mieux organiser la charge de travail. 

Transformez votre boîte de réception en un système de gestion des tâches 

Pas moins de 42 % des organisations ne voient pas l'intérêt de la gestion de projet. Si le site email peut offrir d'énormes possibilités d'organisation des tâches, il n'est pas forcément un outil efficace en soi. Cependant, la gestion des tâches de email par le biais de solutions de gestion de projet peut faire gagner 153 heures par an au manager moyen.

Les solutions de gestion de projet prennent de nombreuses formes. De nombreuses équipes optent pour un style de gestion Kanban, qui offre une solution de gestion de projet visuelle sous forme de colonnes pour accroître la transparence et permettre une communication en temps réel sur les projets. 

Gmelius, une solution de communication et de collaboration pour Gmail, propose des tableaux Kanban spécialement conçus pour s'intégrer à votre boîte de réception Gmail. Avec les tableaux Kanban de Gmail, n'importe quelle adresse email peut être assignée comme carte de tâche. Cela vous permet d'avoir une visibilité claire sur les flux de travail de votre équipe, directement depuis la boîte de réception partagée de votre équipe . Les équipes peuvent :

• consulter les panneaux par le biais de leur boîte de réception commune
• assigner des tâches directement depuis leur boîte de réception Gmail 
• définir le statut d'un ticket
• taguer les collègues
• ajouter des notes aux tickets pour le contexte 
  

La "vue tableau" se trouve sur le côté gauche de votre Gmail et vous permet de visualiser vos tableaux Kanban en un clic. 

Si vous êtes responsable de plusieurs départements dans votre entreprise, vous avez besoin d'un moyen simple de gérer les projets et les tâches des clients tout en veillant à respecter les délais et le budget. C'est exactement ce que fait Gmelius. 

Par exemple, si vous souhaitez faire le point avec votre équipe d'assistance, chaque colonne peut être attribuée à un représentant spécifique afin que vous puissiez voir quelles tâches se trouvent dans sa colonne.

Si vous remarquez qu'un membre de l'équipe s'est vu attribuer trop de tâches, vous pouvez simplement transférer une tâche à un autre membre du conseil pour répartir efficacement sa charge de travail. Ainsi, les équipes n'ont plus à se sentir surchargées et les projets peuvent rester sur la bonne voie. Vous pouvez même synchroniser vos tableaux Kanban avec Trello, uneapplication de création de listes Kanban.

Email Gestion des tâches pour les équipes 

Gmelius aide les équipes à gérer l'ensemble du cycle de vie d'une tâche en simplifiant les responsabilités quotidiennes en une seule plateforme collaborative. Outre les tableaux Kanban pour Gmail, Gmelius permet également aux équipes de partager des étiquettes Gmail, de personnaliser et de partager des modèles email et d'automatiser les suivis. 

Étiquettes Gmail partagées. Comme nous l'avons vu plus haut, les étiquettes Gmail peuvent aider les équipes à trier et à filtrer les documents entrants emails pour une meilleure organisation. Avec Gmelius, votre équipe peut partager de nouvelles adresses ou des adresses existantes emails au sein d'une boîte de réception partagée afin que chacun puisse travailler à partir de la même étiquette pour maintenir la communication et l'organisation. 

Modèles partagés Email . Répondre à emails et envoyer des suivis peut prendre des heures. Accélérez le processus grâce aux modèles partagés email de Gmelius afin que vous et votre équipe puissiez créer ensemble des réponses solides.

Automatisation du flux de travail. Automatisez les tâches subalternes en utilisant des règles d'automatisation du flux de travail. L'arrivée de emails peut être classée dans une étiquette Gmail ou un tableau Kanban en choisissant simplement des déclencheurs et en définissant des conditions. Les suivis et les délégations peuvent être effectués en un clic. Sans oublier que notre fonctionnalité de séquences peut automatiser les flux de travail et les processus de votre entreprise afin que votre équipe puisse facilement envoyer des campagnes de goutte-à-goutte depuis Gmail ou G Suite et maintenir l'intérêt de vos prospects tout au long du cycle de vente.

Intégration bidirectionnelle. Vous avez besoin de communiquer une tâche rapidement ? Gmelius offre une intégration avec Slack, Zoom et d'autres plateformes couramment utilisées par les équipes. Les équipes peuvent facilement envoyer emails par le biais d'un canal Slack ou programmer des réunions Zoom dans Gmail pour éviter de devoir passer d'une application à l'autre.

En utilisant une solution de gestion des tâches email , les équipes peuvent aborder emails et les tâches dans une seule interface pour parcourir rapidement leurs listes de tâches tout en évitant l'encombrement des boîtes de réception. 

Si vous cherchez un moyen de rendre votre email plus puissant, pensez à Gmelius. Nous offrons une gamme de solutions de gestion des tâches email que votre équipe va adorer. Découvrez nos fonctionnalités et nos intégrations et apprenez comment Gmelius est conçu pour améliorer la communication et la collaboration entre les équipes. Vous êtes prêt à commencer ? Inscrivez-vous aujourd'hui !